Une demande d’accès à l’information permet d’obtenir certains documents de la part d’un organisme public, comme un ministère ou une municipalité. Au Québec, toute personne peut faire une demande d’accès. Cette démarche comprend plusieurs étapes.
L’organisme doit vous répondre
Une fois votre demande reçue, un organisme public doit vous répondre dans les 20 jours, à moins de vous donner un avis de retard avant le 21e jour. Dans ce cas, l’organisme a 10 jours supplémentaires (30 jours au total) pour vous répondre.
Sa réponse peut prendre trois formes :
L’organisme vous donne accès au document.
Il vous fournit une copie ou vous invite à le consulter sur place pendant ses heures d’ouverture.
Des passages peuvent avoir été noircis de façon à rendre illisibles des informations, comme des renseignements personnels, par exemple.
Lorsque le renseignement est informatisé, vous pouvez exiger une transcription « écrite et intelligible ». Par exemple, la transcription écrite d’une réunion en plus de son fichier audio. Ou un fichier Excel sous format numérique plutôt qu’une version imprimée sur plusieurs pages.
Si vous avez un handicap, vous pouvez aussi exiger les accommodements raisonnables qui vous sont nécessaires pour consulter et comprendre le document.
L’organisme vous explique pourquoi votre demande a été refusée.
Il précise l’article de loi qui justifie sa décision.
Si vous avez besoin d’aide pour comprendre, il répond à vos questions.
Enfin, il vous informe des recours qui s’offrent à vous pour contester cette décision et des délais que vous avez pour les exercer.
Voici des exemples de raisons de refus :
- Le document demandé n’est pas un document « public », mais est encore au stade de brouillon, ou est une opinion juridique, un avis d’expert, ou est protégé par le secret professionnel.
- La divulgation du document pourrait avoir un impact négatif sur des relations intergouvernementales, des négociations entre organismes publics ou sur l’administration de la justice ou la sécurité publique.
- La divulgation du document pourrait révéler un secret industriel ou entraver les négociations en vue de conclure un contrat.
Votre demande est considérée comme refusée.
Si l’organisme ne vous répond pas ou refuse votre demande
Vous avez 30 jours pour demander à la Commission d’accès à l’information de réviser la décision de l’organisme.
Ce recours est seulement possible si vous avez fait votre demande d’accès par écrit.
Votre demande à la Commission doit elle aussi être faite par écrit.
Vous pouvez utiliser le formulaire de la Commission. Au besoin, le personnel de la Commission peut vous assister dans la rédaction.
Voici un rappel des délais à respecter:
L’organisme reçoit votre demande
L’organisme vous répond ou vous envoie un avis de retard
L’organisme a 20 jours pour vous répondre ou vous aviser de son retard.
L’organisme vous répond tardivement
L’organisme a 10 jours supplémentaires (30 jours au total) pour vous répondre s’il vous a donné un avis de retard.
En cas de refus ou d’absence de réponse
Vous pouvez faire une « demande de révision » auprès de la Commission d’accès à l’information.
Ce recours est seulement possible si vous avez fait votre demande d’accès par écrit.
