Droits et société

Comment faire une demande d’accès à l’information? 

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Une demande d’accès à l’information permet d’obtenir certains documents de la part d’un organisme public, comme un ministère ou une municipalité. Au Québec, toute personne peut faire une demande d’accès. Cette démarche comprend plusieurs étapes.

1. Vérifiez si l’information est déjà accessible  

Avant de présenter une demande, vérifiez d’abord si l’information est déjà sur le site Web de l’organisme.

En effet, la loi oblige certains organismes à rendre accessibles sur le Web des documents, comme leur organigramme, leurs frais de déplacement et les documents déjà transmis en réponse à des demandes d’accès.

Pour une liste plus complète, visitez le site Web de la Commission d’accès à l’information.

2. Identifiez le document recherché  

Si vous ne trouvez rien en ligne, demandez-vous : « Quel type de document est susceptible de contenir l’information recherchée? ».

Par exemple :

  • le compte-rendu d’une réunion d’un conseil municipal qui a eu lieu à une date précise,
  • l’échelle salariale et les relevés de dépenses des membres de la fonction publique,
  • un contrat de travail, un contrat de service ou une lettre de congédiement,
  • des courriels envoyés entre fonctionnaires à propos d’un sujet précis.

Soyez aussi précis que possible. Vous devez demander un document existant. L’organisme n’a pas à créer un nouveau document qui répond point par point à ce que vous recherchez.

Pour vous aider à identifier le type de document recherché, consultez le « plan de classification » de l’organisme. Ce plan ressemble à une table des matières. Il donne une idée des types de documents que l’organisme conserve dans le cadre de ses activités.  Chaque organisme le rend habituellement disponible sur son site Web. On lui donne parfois d’autres noms, comme « plan », « liste » ou « structure » de « classement » ou de « classification ».

La loi oblige les organismes à être flexibles et à vous orienter :
  • Si vous avez de la difficulté à identifier le type de document recherché.
  • Si vous avez besoin de certains accommodements en raison d’un handicap.

3. Préparez votre demande

Il est possible de faire une demande verbale (par téléphone ou en personne). Cependant, il est plus prudent de la faire par écrit (par courriel ou autrement), car dans le cas où l’organisme vous refuse l’accès ou ne satisfait pas complètement votre demande, vous pourrez seulement contester la décision si vous avez une preuve écrite de votre demande.

Pour vous aider à rédiger votre demande, consultez les modèles de lettres types de la Commission d’accès à l’information.

4. Envoyez votre demande  

Envoyez votre demande à la personne responsable de l’accès aux documents de l’organisme.

Vous trouverez les coordonnées de cette personne sur le site Web de la Commission d’accès à l’information (défilez jusqu’à Liste des organismes assujettis). Celle-ci tient à jour un bottin de tous les organismes publics assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics.

Vous pouvez aussi communiquer avec la Commission ou avec Services Québec pour obtenir cette information.

5. Payez les frais exigés 

La consultation sur place est gratuite, mais si vous désirez une copie des documents, l’organisme peut vous charger des frais de transcription, de reproduction ou de transmission. Il doit vous donner au préalable une estimation de ces frais.

Ces frais ont été déterminés à l’avance par le gouvernement. En cas de doute, n’hésitez pas à valider le montant auprès de la Commission d’accès à l’information.

L’organisme doit vous répondre 

Une fois votre demande reçue, un organisme public doit vous répondre dans les 20 jours, à moins de vous donner un avis de retard avant le 21e jour. Dans ce cas, l’organisme a 10 jours supplémentaires (30 jours au total) pour vous répondre. 

Sa réponse peut prendre trois formes :  

L’organisme vous donne accès au document.

Il vous fournit une copie ou vous invite à le consulter sur place pendant ses heures d’ouverture.

Des passages peuvent avoir été noircis de façon à rendre illisibles des informations, comme des renseignements personnels, par exemple.

Lorsque le renseignement est informatisé, vous pouvez exiger une transcription « écrite et intelligible ». Par exemple, la transcription écrite d’une réunion en plus de son fichier audio. Ou un fichier Excel sous format numérique plutôt qu’une version imprimée sur plusieurs pages.

Si vous avez un handicap, vous pouvez aussi exiger les accommodements raisonnables qui vous sont nécessaires pour consulter et comprendre le document.

L’organisme vous explique pourquoi votre demande a été refusée.

Il précise l’article de loi qui justifie sa décision.

Si vous avez besoin d’aide pour comprendre, il répond à vos questions.

Enfin, il vous informe des recours qui s’offrent à vous pour contester cette décision et des délais que vous avez pour les exercer.

Voici des exemples de raisons de refus :

  • Le document demandé n’est pas un document « public », mais est encore au stade de brouillon, ou est une opinion juridique, un avis d’expert, ou est protégé par le secret professionnel.
  • La divulgation du document pourrait avoir un impact négatif sur des relations intergouvernementales, des négociations entre organismes publics ou sur l’administration de la justice ou la sécurité publique.
  • La divulgation du document pourrait révéler un secret industriel ou entraver les négociations en vue de conclure un contrat.

Votre demande est considérée comme refusée.

Si l’organisme ne vous répond pas ou refuse votre demande 

Vous avez 30 jours pour demander à la Commission d’accès à l’information de réviser la décision de l’organisme.  

Ce recours est seulement possible si vous avez fait votre demande d’accès par écrit.  

Votre demande à la Commission doit elle aussi être faite par écrit. 

Vous pouvez utiliser le formulaire de la Commission. Au besoin, le personnel de la Commission peut vous assister dans la rédaction.  

Voici un rappel des délais à respecter: 

L’organisme reçoit votre demande

L’organisme vous répond ou vous envoie un avis de retard

L’organisme a 20 jours pour vous répondre ou vous aviser de son retard.

L’organisme vous répond tardivement

L’organisme a 10 jours supplémentaires (30 jours au total) pour vous répondre s’il vous a donné un avis de retard.

En cas de refus ou d’absence de réponse

Vous pouvez faire une « demande de révision » auprès de la Commission d’accès à l’information.

Ce recours est seulement possible si vous avez fait votre demande d’accès par écrit.