La substitution de prénom usuel : utiliser un autre prénom au quotidien

Vous utilisez un autre prénom que celui qui est écrit sur votre carte d’assurance maladie ou votre permis de conduire? Si cet autre prénom est inscrit à votre acte de naissance, vous pouvez le rendre officiel en faisant une demande de substitution de prénom usuel au Directeur de l’état civil. La substitution de prénom usuel est une option plus simple et moins coûteuse que le changement de nom.

Concrètement, faire substituer votre prénom usuel vous permet d’inscrire un autre prénom sur vos pièces d’identité et d’utiliser un autre prénom pour exercer vos droits civils (comme recevoir des soins de santé, louer un logement, vous marier ou vous unir civilement, vous abonner au gym ou poursuivre quelqu’un devant les tribunaux).

Votre prénom usuel, c’est le prénom écrit sur vos pièces d’identité. C’est censé être le prénom que vous utilisez dans la vie de tous les jours. Cependant, il arrive que le prénom usuel d’une personne ne soit pas son préféré ou ne soit pas le bon. La substitution de prénom usuel vous permet de remplacer votre prénom usuel par un autre prénom écrit à votre acte de naissance.

Qui peut substituer son prénom usuel?

Vous pouvez demander de substituer votre prénom usuel par un autre prénom si : 

• cet autre prénom est inscrit sur votre acte de naissance,
• vous habitez au Québec depuis au moins un an.
• vous n’avez jamais fait de substitution de prénom usuel avant.

Attention : vous pouvez substituer votre prénom usuel une seule fois. Pour modifier à nouveau votre prénom usuel après une substitution, vous devez faire une demande de changement de nom.

Comment substituer votre prénom usuel?

Voici la démarche à suivre pour faire une demande de substitution de prénom usuel :

1. Remplir le formulaire de Demande de substitution de prénom usuel. Pour une personne de moins de 14 ans, ce sont ses parents ou ses tutrices ou tuteurs qui doivent remplir le formulaire. Pour une personne de 14 ans et plus, ses parents, ses tutrices ou tuteurs ou la personne mineure elle-même peuvent remplir le formulaire.
2. (Optionnel) Remplir le formulaire « Demande de transmission simplifiée à la suite d’un changement à l’acte de naissance », qui est joint au formulaire de Demande de substitution de prénom usuel. Il vous permet de demander au Directeur de l’état civil d’informer certains ministères et organismes gouvernementaux que vous ou votre enfant avez un nouveau prénom usuel.
3. (Personnes mineures) Envoyer le formulaire rempli de Demande de substitution de prénom usuel aux personnes concernées. Lorsque la demande vise une personne mineure, il faut l’envoyer à ses parents, tutrices ou tuteurs. Lorsque l’enfant a 14 ans ou plus, vous devez aussi la lui envoyer. Attention : dans la plupart des cas, le Directeur de l’état civil ne substitue pas le prénom usuel lorsqu’une personne concernée n’a pas reçu d’avis. Cela dit, il effectue quand même la substitution lorsqu’il est question d’identité de genre ou d’une autre motif important.
4. Envoyer au Directeur de l’état civil le formulaire rempli de Demande de substitution de prénom usuel et, le cas échéant, le formulaire « Demande de transmission simplifiée à la suite d’un changement à l’acte de naissance » et la preuve que vous avez avisé les personnes concernées.
5. Payer les frais administratifs. Ces frais peuvent changer d’année en année. Trouvez les frais à payer sur le site web du Directeur de l’état civil. Important! Votre demande est gratuite si vous voulez substituer un prénom usuel reçu dans un pensionnat autochtone ou si vous avez présenté une demande de changement de sexe.

S’opposer à une demande concernant une personne mineure

Les parents, tutrices ou tuteurs d’une personne mineure peuvent s’opposer à la substitution de son prénom. Une personne mineure de 14 ans et plus peut aussi s’opposer à une demande de substitution que ses parents, tutrices ou tuteurs ont déposée pour elle.

Pour s’opposer, il faut aviser le Directeur de l’état civil et la personne qui fait la demande de substitution dans les 20 jours après avoir reçu un avis de la demande.

Une personne qui s’oppose peut retirer son opposition maximum 15 jours après.

La personne qui a fait la demande de substitution de prénom usuel peut répondre à l’opposition. Elle doit envoyer une réponse écrite au Directeur de l’état civil dans les 15 jours après avoir été informée de l’opposition.

Le Directeur de l’état civil ne substitue pas le prénom usuel si les parents, tutrices ou tuteurs ou la personne mineure s’y opposent. Cela dit, il effectue quand même la substitution lorsqu’il est question d’identité de genre ou d’une autre raison sérieuse.

Quels sont les effets de la substitution de prénom usuel?

Après avoir reçu votre demande, le Directeur de l’état civil modifie l’acte de naissance. Il remplace le prénom usuel inscrit sur votre acte de naissance ou sur celui de votre enfant par le nouveau prénom usuel que vous avez demandé. Il vous envoie ensuite une lettre pour vous confirmer que la substitution est faite.

Le Directeur de l’état civil publie un avis qui informe le public et certains ministères et organismes gouvernementaux de votre nouveau prénom usuel ou de celui de votre enfant mineur. Le nouveau prénom usuel est officiel 15 jours après la publication de cet avis.

Cependant, le nouveau prénom usuel devient officiel plus tôt dans les trois cas suivants :

• la ou le ministre de la Justice vous accorde une dispense spéciale de publication.
• votre demande vise une personne qui change d’identité de genre.
• votre demande vise un enfant de moins de six mois.

Dans ces trois cas, le nouveau prénom usuel est officiel dès le jour où le Directeur de l’état civil modifie l’acte de naissance.

Une fois que la substitution est complétée et que le nouveau prénom usuel est officiel, vous devez informer les ministères et organismes gouvernementaux avec lesquels vous avez un dossier. Vous devez leur fournir votre nouveau certificat de naissance comme preuve de la substitution.

Le Directeur de l’état civil peut informer certains ministères et organismes à votre place. Pour ce faire, vous devez remplir le formulaire « Demande de transmission simplifiée à la suite d’un changement à l’acte de naissance », qui est joint au formulaire de demande de substitution de prénom usuel.

Vous n’avez aucune démarche à faire pour informer la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) et Retraite Québec : ces organismes gouvernementaux sont automatiquement informés de la substitution de prénom usuel.

Une fois ces étapes complétées, ça y est! Vous pouvez maintenant utiliser votre nouveau prénom usuel pour vous identifier et pour exercer vos droits civils.