Chaque année, les organismes sans but lucratif (OSBL, aussi appelés OBNL) du Québec doivent préparer et tenir une assemblée générale annuelle (AGA) . Voici l’information essentielle pour remplir vos obligations légales et assurer le bon déroulement de votre AGA.
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Important! Cet article concerne seulement les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués sous la loi provinciale. D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créés sous la loi fédérale. Pour en savoir plus, consultez notre article OSBL : Choisir entre la loi provinciale et la loi fédérale et la page Organisations à but non lucratif de Corporations Canada. De plus, la loi permet, sur certains points, de prévoir dans les lettres patentes ou les règlements généraux des règles spécifiques au fonctionnement de votre OSBL. Si de telles règles y sont insérées, ces règles spécifiques s’appliquent, et non celles décrites dans cet article. |
Qu’est-ce qu’une AGA?
L’AGA est une réunion des membres de l’OSBL. Lors de cette réunion :
- Le conseil d’administration rend compte de sa gestion de l’organisme aux membres.
- Les membres reçoivent les documents financiers, dont les états financiers de l’OSBL.
- Les membres élisent de nouveaux administrateurs et votent sur d’autres questions, au besoin.
Les membres peuvent également nommer une vérificatrice ou un vérificateur des comptes au cours de l’AGA.
Qui mène l’AGA?
Les règlements généraux de l’OSBL nomment parfois une « présidente d’assemblée » ou un « président d’assemblée ». Cette personne doit préparer l’AGA et la mène le jour-même. Si les règlements généraux sont muets à ce sujet ou si la personne n’est pas présente lors de l’AGA, la présidente ou le président de l’OSBL peut assumer ce rôle.
À faire avant l’AGA
Déterminer la date de l’AGA
Les règlements généraux ou les lettres patentes de votre OSBL indiqueront généralement quand vous devez tenir l’AGA. Les règlements généraux peuvent soit prévoir une date précise, soit indiquer une fourchette de dates acceptables. Dans ce deuxième cas, le conseil d’administration peut choisir une date dans cette fourchette pour la tenue de l’AGA.
Si aucune date n’est prévue dans vos règlements généraux, vous devez tenir l’AGA le quatrième mercredi de janvier. Si cette journée est un jour férié, l’assemblée doit se tenir le jour ouvrable suivant.
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Bien à savoir si le conseil d’administration choisit la date de l’AGA… Le bilan comptable que vous présentez à l’AGA doit dater de moins de 4 mois. Pour respecter cette obligation, vous pouvez tenir votre AGA dans les 4 mois suivant la fin de l’année financière. Vous pouvez également tenir l’AGA en dehors de ces 4 mois si vous préparez un bilan supplémentaire plus récent. |
Déterminer le lieu de l’AGA
Les règlements généraux ou les lettres patentes de votre OSBL indiqueront généralement où vous devez tenir l’AGA.
Si aucun lieu n’est prévu dans vos règlements généraux, vous devez tenir l’AGA au Québec, dans la municipalité où se situe le siège social de votre OSBL.
Si vous souhaitez tenir l’AGA dans un lieu différent, vous devez soumettre votre proposition aux membres de l’OSBL et obtenir leur approbation. Cette procédure s’applique également si vous souhaitez tenir l’AGA à un endroit différent de celui mentionné dans les règlements généraux ou les lettres patentes de l’OSBL.
Il est également possible de tenir l’AGA en mode hybride ou en mode virtuel tant que les règlements généraux et les lettres patentes de l’OSBL ne l’interdisent pas. Dans ces cas, vous devez vous assurer que les personnes participantes puissent communiquer directement entre elles.
Envoyer l’avis de convocation
La personne secrétaire ou un membre du conseil d’administration doit envoyer un avis de convocation à l’AGA à chacune et chacun des membres de l’OSBL.
Dans cet avis, vous devez indiquer la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi que mentionner clairement que la réunion est l’AGA des membres.
Vous devez envoyer cet avis par poste recommandée au moins 10 jours avant l’AGA. Vous devez également publier l’avis dans un journal distribué dans la localité où se situe le siège social de votre OSBL.
Attention : les règlements généraux de votre OSBL pourraient prévoir des modalités différentes pour l’envoi de l’avis de convocation.
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L’ordre du jour de l’AGA Établir un ordre du jour de l’AGA est une bonne pratique et une mesure de courtoisie à l’égard des membres. L’ordre du jour est une feuille de route des points que vous souhaitez aborder lors d’une réunion. Il vous permet notamment de ne pas oublier d’aborder des points obligatoires, comme la présentation du bilan aux membres. L’ordre du jour de l’AGA peut être envoyé aux membres avec l’avis de convocation. |
Préparer les documents à présenter
Lors de l’AGA, vous aurez à présenter des documents spécifiques aux membres. Il est donc important de bien les préparer à l’avance.
Les documents à présenter sont :
- l’état des résultats annuel à la fin de l’année financière,
- un bilan comptable intermédiaire, si l’AGA est prévue plus de 4 mois après la fin de l’année financière,
- le bilan dressé à la fin de l’année financière,
- le rapport de la vérificatrice ou du vérificateur des comptes, si applicable,
- Les règlements, résolutions et actes adoptés ou posés par le conseil d’administration ou les dirigeantes et dirigeants depuis la dernière AGA.
Vous pouvez également préparer et présenter tout autre document que vous souhaitez porter à la connaissance des membres.
À faire le jour de l’AGA
Constater le quorum
Le quorum est le nombre minimal de membres qui doivent être présentes ou présents à l’AGA.
Le quorum est généralement prévu dans les règlements généraux de l’OSBL. À défaut, il y a quorum si la majorité des membres votants participent à la réunion. Par exemple, si un OSBL a 200 membres votants, le quorum sera constaté si 101 membres votants sont présentes ou présents à l’AGA.
Le quorum doit être conservé tout au long de l’AGA, à moins que les règlements généraux de l’OSBL prévoient le contraire. Toute décision qui est prise lors d’une AGA alors qu’il n’y a pas quorum sera invalide et n’aura aucun effet.
Commencer l’AGA et suivre l’ordre du jour
Une fois qu’il y a suffisamment de personnes présentes à l’AGA pour constater le quorum, vous pouvez officiellement commencer l’AGA.
Si vous avez préparé un ordre du jour pour la réunion, vous pouvez commencer immédiatement avec le premier point sur l’ordre du jour.
L’AGA n’a pas à être très formelle. À moins que les règlements généraux de l’OSBL prévoient des règles de procédure spécifiques à suivre lors de l’AGA, c’est la personne qui préside l’AGA qui décidera de la procédure à suivre.
Vous devez vous assurer que quelqu’un rédige le procès-verbal de l’AGA. Un procès-verbal est un document qui relate officiellement ce dont les personnes présentes ont discuté au cours d’une réunion et ce qu’elles ont décidé. La personne secrétaire le prépare habituellement, mais il est possible de déléguer la tâche à quelqu’un d’autre.
Commencer l’AGA et suivre l’ordre du jour
Au cours de l’AGA, les membres seront probablement appelés à voter sur des questions spécifiques, comme l’élection des prochains administrateurs et administratrices de l’OSBL.
Les membres votent généralement à main levée, mais chacune ou chacun des membres peut demander un vote par scrutin secret afin que le vote reste confidentiel. Cette demande doit être acceptée, sauf si les règlements généraux autorisent la présidente ou le président à la refuser.
Seules les personnes ayant le droit de vote peuvent participer aux votes lors de l’AGA! Sauf indication contraire dans les règlements généraux, tous les membres ont le droit de vote et sont donc des membres votants. Les règlements généraux peuvent définir différentes catégories de membres, certaines ayant le droit de vote et d’autres non.
Adopter des décisions
Une fois que les membres ont voté, comment savoir si une décision a été prise (ou « adoptée »)?
Un nombre minimum de membres doit avoir voté en faveur d’une décision pour qu’elle soit adoptée. Vos règlements généraux peuvent préciser ce nombre minimum.
Si vos règlements généraux n’abordent pas cet aspect, mais qu’ils fixent le quorum, il faut que plus de la moitié de ce quorum vote en faveur de la décision pour qu’elle soit adoptée.
Par exemple, si votre OSBL compte 15 membres votants et que vos règlements généraux fixent le quorum à 10 membres votants, votre décision doit être soutenue par 6 membres votants pour être adoptée.
Si vos règlements généraux ne fixent pas de quorum non plus, il faut que plus de la moitié de tous les membres votants vote en faveur de la décision.
En cas d’égalité des votes, le vote de la présidente ou du président d’assemblée est prépondérant. Là encore, vos règlements généraux peuvent prévoir quelque chose de différent.
Mettre fin à la réunion
Une fois que tous les sujets à l’ordre du jour sont traités, la personne qui mène la réunion peut proposer de mettre fin à l’AGA. Les membres doivent voter sur la proposition, ce qui met officiellement fin à la réunion.
Après l’AGA, le procès-verbal doit être signée par l’une des personnes suivantes :
- la présidente ou le président d’assemblée,
- la présidente, le président de l’OSBL,
- la personne secrétaire de l’OSBL.
Le procès-verbal est ensuite ajouté aux livres et registres de l’OSBL.
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Le saviez-vous? Si les membres s’accordent à l’unanimité sur une décision, il n’est pas nécessaire d’organiser une assemblée générale pour voter sur la question. Ils peuvent rédiger leur décision et la faire signer par tous les membres votants. C’est ce qu’on appelle une « résolution écrite ». L’OSBL doit conserver une copie de ces résolutions écrites dans ses livres et registres. |