Au Québec, les employeurs qui ont 10 employés et plus doivent évaluer s’il existe un écart de salaire entre des emplois comparables dans leur entreprise.
Pour ce faire, ils doivent établir si les emplois occupés principalement par des femmes sont sous-évalués par rapport à ceux occupés par des hommes. Si c’est le cas, ils devront procéder à des ajustements salariaux. Au-delà de cet exercice rigoureux et documenté, ils doivent en informer leurs employés en affichant les résultats et faire un suivi auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
S’ils ne le font pas ou ne respectent pas les règles, ils s’exposent à des amendes de 1000$ à 45 000$ pour une première infraction.
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Attention! Cet article traite uniquement des règles québécoises. Certaines entreprises doivent plutôt se référer aux règles canadiennes du Programme fédéral d’équité salariale, même si elles sont établies au Québec. C’est le cas par exemple pour les banques, les entreprises de télécommunications et les entreprises de transport ferroviaire, maritime ou aérien . Pour savoir quelles règles suivre, communiquez avec la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) ou le bureau du Programme du travail de votre région. |
1. Déterminer si votre entreprise doit se conformer
Vous devez vous conformer à la loi si vous avez 10 employés salariés ou plus en moyenne dans l’année. Certains employés peuvent toutefois être exclus (p. ex. : les stagiaires, les étudiants, les cadres supérieurs). Pour calculer votre nombre d’employés, référez-vous aux règles décrites sur le site Web de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du tavail (CNESST).
Si vous avez effectivement 10 employés ou plus, vous devez :
- Faire l’exercice initial de comparaison des emplois et salaires dans votre entreprise. Vous bénéficiez d’un délai d’au moins 4 ans pour le faire. L’exercice doit être complété avant le 31 décembre de la 4e année suivant l’année où l’employeur atteint le seuil de 10 salariés ou plus.
- Remplir et transmettre à la CNESST, à chaque année, le formulaire de Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES). Vous devez le faire même si l’exercice initial de comparaison des emplois et salaires n’a pas encore été complété.
Vous recevrez une « lettre d’invitation » de la CNESST pour vous rappeler de transmettre votre déclaration si vous avez inscrit 11 employés ou plus dans votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ). En général, cette lettre est envoyée chaque année dans la même enveloppe que la lettre d’invitation du Registraire des entreprises pour votre mise à jour annuelle.
2. Faire l’exercice initial d’équité salariale dans votre entreprise
L’exercice vise à déterminer s’il existe un écart entre les salaires offerts pour des emplois équivalents dans votre entreprise. Il est réglementé et doit être documenté.
À titre d’employeur, vous êtes responsable des travaux de l’équité salariale dans votre entreprise.
Important! Les règles varient en fonction du nombre d’employés de votre entreprise. Pour connaître celles qui s’appliquent à votre situation, référez-vous au sommaire de vos droits et obligations de la CNESST.
Vous devez conserver vos documents au moins 6 ans.
La CNESST peut procéder à des vérifications de votre exercice, notamment si une plainte a été faite par un de vos employés.
Analyser les emplois et les salaires
L’analyse consiste d’abord à :
- identifier les catégories d’emplois dans votre entreprise et déterminer si, selon les critères de la loi, elles comportent une prédominance d’hommes ou de femmes;
- comparer les qualifications requises, les responsabilités assumées, les efforts requis et les conditions dans lesquelles ces emplois sont réalisés en fonction de critères précis auxquels un pointage est alloué;
- vérifier l’existence d’une différence entre les salaires des emplois au pointage équivalent où il y a une prédominance des femmes et ceux où il y a prédominance des hommes.
Pour faire cette analyse, la CNESST met gratuitement à votre disposition un outil téléchargeable : le Progiciel pour réaliser l’équité salariale et en évaluer le maintien.
Votre entreprise ne semble pas avoir d’emplois occupés de façon prédominante par des hommes? Informez-vous auprès de la CNESST pour connaître les règles à suivre.
Ajuster les salaires des emplois sous-évalués
Après l’analyse, vous verrez si les emplois occupés de façon prédominante par des femmes sont moins bien rémunérés que d’autres emplois masculins comparables.
Si c’est le cas, vous devrez corriger l’écart en ajustant à la hausse ces salaires.
Vous ne pouvez pas corriger l’écart en diminuant des salaires ou en prenant d’autres arrangements avec un employé ou un groupe d’employés.
L’ajustement salarial peut être réparti sur 4 ans, jusqu’à 5 versements égaux. Cependant, le premier versement doit être fait au plus tard à la date limite où votre exercice doit être complété, soit le 31 décembre de la 4e année suivant le moment où vous avez 10 employés ou plus en moyenne.
Pour en savoir davantage sur les modalités de paiement des ajustements et les intérêts payables en cas de retard, consultez le site de la CNESST.
3. Afficher les résultats de votre exercice
Pour compléter votre exercice, vous devez :
- Afficher pendant 60 jours les résultats de votre exercice dans des endroits visibles et facilement accessibles aux employés.
- Permettre aux employés de formuler des commentaires, demander des renseignements additionnels ou faire une plainte pendant cette période.
- Faire les modifications nécessaires dans les 30 jours suivants.
- Effectuer un nouvel affichage de 60 jours pour préciser les modifications apportées (ou l’absence de modification) et les moyens de contestation possibles. La date de cet affichage met fin à l’exercice et constitue la « date d’anniversaire » de votre entreprise pour les réévaluations ultérieures.
Attention! Si votre entreprise compte 50 employés et plus, vous devez également faire ces démarches dès que vous avez complété l’identification des catégories d’emplois comparables.
Des modèles d’affichage sont disponibles sur le site Web de la CNESST. Ils seront générés automatiquement si vous utilisez le Progiciel de la CNESST pour faire votre exercice.
4. Transmettre annuellement votre déclaration (DEMES)
Chaque année, vous devez remplir le formulaire de Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) et le transmettre à la CNESST. Vous n’avez pas besoin de transmette la déclaration annuelle si vous avez déjà transmis une déclaration qui confirme que vous avez déterminé des ajustements salariaux, complété un programme d’équité salariale ou une évaluation du maintien de l’équité salariale.
Cette déclaration est généralement faite en même temps que votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ).
5. Faire l’évaluation du maintien tous les 5 ans
Vous devez réévaluer l’équité salariale dans votre entreprise tous les 5 ans en faisant l’évaluation du maintien de l’équité salariale. Vous devrez ainsi vérifier si des événements survenus depuis l’évaluation précédente ont généré ou non des écarts salariaux.
Vous devez précisément identifier les dates auxquelles sont survenus les événements. Si des ajustements salariaux sont nécessaires, ils seront rétroactifs à la date de l’événement qui a causé l’écart salarial.
La CNESST recommande aux employeurs d’utiliser un registre de suivi des événements survenus dans l’entreprise pour bien documenter les événements qui surviennent pendant la période de 5 ans.
Votre évaluation doit être complétée à la « date d’anniversaire » de votre entreprise. Elle doit dresser un portrait en fonction des emplois et des salaires existants à cette date.
L’évaluation du maintien de l’équité salariale est sensiblement le même processus que l’exercice initial.
Vous devez conserver toutes les informations utilisées pour évaluer le maintien de l’équité pendant une période de 6 ans après l’affichage.
Pour en savoir davantage sur l’évaluation du maintien de l’équité salariale pour votre entreprise, consultez le site Web de la CNESST.
Qui peut porter plainte?
Un employé ou un représentant des employés (p.ex. : personne désignée, syndicat, association) peut porter plainte au comité d’équité salariale ou à l’employeur ainsi qu’à la CNESST.
La plainte peut être faite pour différentes raisons, par exemple :
- L’employeur n’a pas fait ses travaux d’équité salariale;
- L’employeur n’a pas fait ses travaux correctement (p.ex. : non-respect des délais, absence d’affichage des résultats, existence de discrimination ou préjugés sexistes, non-paiement des ajustements salariaux);
- L’employeur a une attitude ou pose des gestes contraires à la loi (p.ex. : représailles envers les employés, discrimination, menaces, mauvaise foi).
La plainte doit être faite à l’aide du formulaire de la CNESST. Elle doit être faite dans les délais applicables lors de l’exercice initial d’équité salariale ou lors de l’évaluation du maintien si la plainte porte sur la conformité des travaux. Elle peut toutefois être faite en tout temps si l’employeur n’a tout simplement pas fait ses travaux.
Important!: Lorsque les travaux sont faits par l’employeur avec un comité de salariés, il n’est pas possible de déposer une plainte sur la conformité d’une ou plusieurs étapes des travaux.
Ressources en matière d’équité salariale
Services de la Commission
- Service téléphonique pour assistance
- Informations sur l’équité salariale pour les employeurs
- Progiciel gratuit pour calculs
- Formulaire de Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES)
- Formation en ligne gratuite
- Modèles d’avis et d’affichage des résultats des travaux aux employés
- Registre de suivi des événements survenus dans l’entreprise
Entreprises de services spécialisés ou consultants externes
Vous pouvez recourir aux services d’entreprises spécialisées ou d’un consultant externe pour faire les travaux de l’équité salariale dans votre entreprise.