Employeurs : réaliser l'équité salariale dans votre entreprise

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Au Québec, les employeurs qui ont 10 employés et plus doivent évaluer s’il existe un écart de salaire entre des emplois comparables dans leur entreprise. Pour ce faire, ils doivent établir si les emplois occupés principalement par des femmes sont sous-évalués par rapport à ceux occupés par des hommes. Au-delà de cet exercice rigoureux et documenté, ils doivent en informer leurs employés et faire un suivi auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

S’ils ne le font pas ou ne respectent pas les règles, ils s’exposent à des amendes de 1000$ à 45 000$ pour une première infraction. Ils auront aussi à payer avec des intérêts élevés les ajustements de salaires qui auraient dus être versés aux employés.

Attention! Cet article traite uniquement des règles québécoises.
Certaines entreprises doivent plutôt se référer aux règles canadiennes du Programme fédéral d’équité salariale, même si elles sont établies au Québec. C’est le cas par exemple pour les banques, les entreprises de télécommunications et les entreprises de transport ferroviaire, maritime ou aérien.

Pour savoir quelles règles suivre, communiquez avec la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) ou le bureau du Programme du travail de votre région.

 

1- Déterminer si votre entreprise doit se conformer

Vous devez vous conformer à la loi si vous avez 10 employés salariés ou plus en moyenne dans l’année. Certains employés peuvent toutefois être exclus (p.ex. : les stagiaires, les étudiants, les cadres supérieurs). Pour calculer votre nombre d’employés, référez-vous aux règles décrites sur le site Web de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).

Si vous avez effectivement 10 employés ou plus, vous devez :

  • Faire l’exercice initial de comparaison des emplois et salaires dans votre entreprise. Vous bénéficiez d’un délai d’au moins 4 ans pour le faire. L’exercice doit être complété avant le 31 décembre de la 4e année suivant l'année où l'employeur atteint le seuil de 10 salariés ou plus.
  • Remplir et transmettre à la CNESST, à chaque année, le formulaire de Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES). Vous devez le faire même si l’exercice initial de comparaison des emplois et salaires n’a pas encore été complété.
Vous recevrez une « lettre d’invitation » de la CNESST pour vous rappeler de transmettre votre déclaration si vous avez inscrit 11 employés ou plus dans votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ). En général, cette lettre est envoyée chaque année dans la même enveloppe que la lettre d’invitation du Registraire des entreprises pour votre mise à jour annuelle.

 

2- Faire l’exercice initial d’équité salariale dans votre entreprise

L’exercice vise à déterminer s’il existe un écart entre les salaires offerts pour des emplois équivalents dans votre entreprise. Il est réglementé et doit être documenté.

À titre d’employeur, vous êtes responsable des travaux de l’équité salariale dans votre entreprise.

IMPORTANT : Les règles varient en fonction du nombre d’employés de votre entreprise. Pour connaître celles qui s’appliquent à votre situation, référez-vous au sommaire de vos droits et obligations de la CNESST .
Vous devez conserver vos documents au moins 5 ans.

La CNESST peut procéder à des vérifications de votre exercice, notamment si une plainte a été faite par un de vos employés.

Analyser les emplois et les salaires

L’analyse consiste d’abord à :

  • identifier les catégories d’emplois dans votre entreprise et déterminer si elles comportent une prédominance d’hommes ou de femmes;
  • comparer les qualifications requises, les responsabilités assumées, les efforts requis et les conditions dans lesquelles de ces emplois sont réalisés en fonction de critères précis auxquels un pointage est alloué;
  • vérifier l’existence d’une différence entre les salaires des emplois au pointage équivalent où il y a une prédominance des femmes et ceux où il y a prédominance des hommes.

Pour faire cette analyse, la CNESST met gratuitement à votre disposition un outil téléchargeable : le Progiciel pour réaliser l’équité salariale et en évaluer le maintien.

Votre entreprise ne semble pas avoir d’emplois occupés de façon prédominante par des hommes? Informez-vous auprès de la CNESST pour connaître les règles à suivre.

Ajuster les salaires des emplois sous-évalués

Après l’analyse, vous verrez si les emplois occupés de façon prédominante par des femmes sont moins bien rémunérés que d’autres emplois masculins comparables.

Si c’est le cas, vous devrez corriger l’écart en ajustant à la hausse ces salaires.

Vous ne pouvez pas corriger l’écart en diminuant des salaires ou en prenant d’autres arrangements avec un employé ou un groupe d’employés.

L’ajustement salarial peut être réparti sur 4 ans, jusqu’à 5 versements égaux. Cependant, le premier versement doit être fait au plus tard à la date limite où votre exercice doit être complété, soit le 31 décembre de la 4e année suivant le moment où vous avez 10 employés ou plus en moyenne.

Pour en savoir davantage sur les modalités de paiements des ajustements et les intérêts payables en cas de retard, consultez le site de la CNESST.

 

3- Afficher les résultats de votre exercice

Pour compléter votre exercice, vous devez :

  • Transmettre un avis à vos employés à l’effet que les résultats de votre exercice sont affichés et disponibles pour consultation.
  • Afficher pendant 60 jours les résultats de votre exercice dans des endroits visibles et facilement accessibles aux employés. Pendant cette période, vous devez permettre aux employés de formuler des commentaires, demander des renseignements additionnels ou faire une plainte.
  • Faire les modifications nécessaires dans les 30 jours suivant.
  • Effectuer un nouvel affichage de 60 jours pour préciser les modifications apportées (ou l’absence de modification) et les moyens de contestation possibles. La date de cet affichage met fin à l’exercice et constitue la « date d’anniversaire » de votre entreprise pour les réévaluations ultérieures.

Attention! Si votre entreprise compte 50 employés et plus, vous devez également faire ces démarches dès que vous avez complété l’identification des catégories d’emplois comparables et de la méthode utilisée.

Des modèles d’avis et d’affichage sont disponibles sur le site Web de la CNESST. Ils seront générés automatiquement si vous utilisez le Progiciel de la CNESST pour faire votre exercice.

 

4- Transmettre annuellement votre déclaration (DEMES)

Chaque année, vous devez remplir le formulaire de Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES) et le transmettre à la CNESST.

Cette déclaration est généralement faite en même temps que votre Déclaration de mise à jour annuelle au Registre des entreprises du Québec (REQ).

 

5- Faire l’évaluation du maintien tous les 5 ans

Vous devez réévaluer l’équité salariale dans votre entreprise tous les 5 ans en faisant l’évaluation du maintien de l’équité salariale. Vous devrez ainsi vérifier si des changements survenus depuis l'évaluation ont généré ou non des écarts salariaux. Votre évaluation doit être complétée à la « date d’anniversaire » de votre entreprise. Elle doit dresser un portrait en fonction des emplois et des salaires existants à cette date.

L’évaluation du maintien de l’équité salariale est sensiblement le même processus que l’exercice initial. Il est toutefois plus souple. Par exemple, si vous avez 50 employés et plus :

  • vous pouvez faire l’évaluation seul, sans comité de représentant des salariés;
  • vous n’avez qu’un seul affichage des résultats à faire à la fin de votre évaluation.

Pour en savoir davantage sur l’évaluation du maintien de l’équité salariale pour votre entreprise, consultez le site Web de la CNESST.

 

Qui peut porter plainte?

Un employé ou un représentant des employés (p.ex. : personne désignée, syndicat, association) peut porter plainte au comité d’équité salariale ou à l’employeur ainsi qu’à la CNESST.

La plainte peut porter sur les raisons suivantes :

  • l’employeur n’a pas fait ses travaux d’équité salariale;
  • l’employeur n’a pas fait ses travaux correctement (p.ex. : non-respect des délais, absence d’affichage des résultats, existence de discrimination ou préjugés sexistes, non-paiement des ajustements salariaux);
  • l’employeur a une attitude ou pose des gestes contraires à la loi (p.ex. : représailles envers les employés, discrimination, menaces, mauvaise foi).

La plainte doit être faite dans les délais applicables lors de l’exercice initial d'équité salariale ou lors de l’évaluation du maintien si la plainte porte sur la conformité des travaux. Elle peut toutefois être faite en tout temps si l’employeur n’a tout simplement pas fait ses travaux.

IMPORTANT : Lorsque les travaux sont faits par l’employeur avec un comité de salariés, il n’est pas possible de déposer une plainte sur la conformité d'une ou plusieurs étapes des travaux.

Ressources en matière d’équité salariale

Services de la Commission

Entreprises de services spécialisés ou consultants externes

Vous pouvez recourir aux services d’entreprises spécialisées ou d’un consultant externe pour faire les travaux de l’équité salariale dans votre entreprise.

Le saviez-vous?
Le 1er janvier 2016, trois organismes gouvernementaux ont fusionné pour devenir la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) : La Commission des normes du travail (CNT), la Commission de l’équité salariale (CES) et la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST).