Au Québec, bon nombre de compagnies et d’organismes sans but lucratif doivent respecter des règles de francisation. Ces règles visent à favoriser et à accroître l’utilisation du français dans les milieux de travail.
Qui doit respecter les règles de francisation?
À l’heure actuelle, les entreprises qui emploient 50 personnes ou plus doivent respecter les règles de francisation. Les « entreprises » comprennent les compagnies, les organismes à but non lucratif et d’autres organisations immatriculées auprès du Registraire des entreprises du Québec.
Le nombre de personnes employées peut fluctuer. Cela dit, si l’entreprise employait plus de 50 personnes pendant au moins six mois, elle est assujettie aux règles de francisation.
De plus, les personnes employées de tous les bureaux doivent être prises en compte, qu’elles soient à temps partiel, temporaires ou occasionnelles. Cependant, les pigistes et les bénévoles ne sont pas inclus dans le compte.
Nouvelles règles à compter du 1er juin 2025 À compter du 1er juin 2025, ces règles s’appliqueront également aux entreprises qui emploient 25 personnes ou plus. |
Les règles et démarches de francisation
Étape 1 : Inscription à l’OQLF
Si votre entreprise emploie 50 personnes ou plus, vous devez d’abord vous inscrire auprès de l’Office québécois de la langue française (OQLF). L’OQLF est l’organisme gouvernemental qui assure le respect des règles relatives à la langue française.
L’OQLF confirme votre inscription en délivrant une attestation d’inscription.
Étape 2 : Soumission d’un formulaire à l’OQLF sur l’utilisation du français dans l’entreprise
Une fois votre entreprise inscrite, vous avez trois mois pour soumettre une auto-évaluation concernant l’utilisation du français au sein de votre entreprise. Cette auto-évaluation se fait au moyen d’un formulaire disponible sur le site Web de l’OQLF.
Votre auto-évaluation aidera l’OQLF à déterminer comment le français est utilisé dans vos communications internes et externes, dans votre marketing et dans vos systèmes informatiques.
Voici quelques exemples de questions auxquelles vous devrez répondre :
- L’entreprise exige-t-elle de ses employées et employés la connaissance d’une langue autre que le français pour occuper certains postes?
- Les consignes de sécurité appliquées dans l’entreprise sont-elles au moins en français?
- Les communications orales et écrites entre les membres du personnel se font-elles principalement en français ou dans une autre langue?
- Les bons de commande utilisés dans l’entreprise sont-ils en français?
Étape 3 : Obtention d’un certificat de francisation
À cette étape, les obligations des entreprises dépendent du degré de satisfaction de l’OQLF à l’égard de leur formulaire d’auto-évaluation.
A. L’OQLF estime que l’utilisation du français est généralisée.
Si l’OQLF juge que l’utilisation du français au sein de votre entreprise est suffisante, il délivrera un certificat de francisation. Dans l’immédiat, votre entreprise n’a aucune autre obligation. Elle n’a que des obligations périodiques :
- L’utilisation du français doit se poursuivre dans la même mesure qu’à l’heure actuelle.
- Tous les trois ans, vous devez remettre à l’OQLF un rapport sur l’utilisation du français dans votre entreprise.
B. L’OQLF estime que l’utilisation du français n’est pas généralisée.
Si l’OQLF juge que le niveau de français n’est pas conforme à ses normes, il ne délivrera pas de certificat de francisation. Cela signifie que l’entreprise doit :
- Créer un programme de francisation, dont le but est de favoriser l’utilisation du français par le personnel à tous les niveaux et de généraliser son utilisation dans les communications auprès de la clientèle, des fournisseurs, etc.
- Soumettre une proposition de programme de francisation à l’OQLF aux fins d’approbation. Vous devez soumettre cette proposition dans les trois mois suivant la réception de l’avis de non-délivrance d’un certificat de francisation.
- Adopter le programme de francisation approuvé par l’OQLF.
- Remettre un rapport à l’OQLF tous les 12 mois pour faire le point sur la mise en œuvre du programme de francisation.
Lorsque le programme de francisation a été mis en œuvre et que l’OQLF estime que l’utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de votre entreprise, il délivrera un certificat de francisation. Votre entreprise n’aura qu’à maintenir le niveau d’utilisation du français et à soumettre un rapport à l’OQLF tous les trois ans.
Attention Certaines entreprises ne sont pas tenues de mettre en œuvre un programme de francisation. Citons notamment les sièges sociaux et les centres de recherche qui ont conclu une entente particulière avec l’OQLF afin de permettre l’utilisation d’une autre langue que le français comme langue de fonctionnement. |
Des obligations supplémentaires
L’OQLF peut demander à certaines entreprises de créer un comité de francisation. Ce comité est chargé d’assurer le respect des obligations décrites ci-dessus, notamment de remplir le formulaire d’auto-évaluation, d’élaborer le programme de francisation, de superviser la mise en œuvre de ce programme et de rédiger un rapport à l’intention de l’OQLF tous les trois ans.
Le comité de francisation est constitué de quatre ou six membres. La moitié des membres doivent représenter les travailleuses et travailleurs. L’autre moitié est formée de membres désignés par la direction, et comprend la personne représentante de l’entreprise auprès de l’OQLF.
Les membres représentant les travailleuses et travailleurs sont désignés pour une période d’au plus deux ans. Cependant, leur mandat peut être renouvelé.
Les membres peuvent aussi élire une autre personne représentante parmi les membres désignés par les travailleuses et travailleurs. Cette personne agira également à titre d’agente ou agent de liaison de l’entreprise auprès de l’OQLF.
L’entreprise doit rémunérer les membres pour leur participation aux réunions du comité. En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas congédier les membres du comité, les muter ou les mettre à pied pour le seul motif de leur participation au comité. Vous devez aussi fournir la liste des membres à l’OQLF et la diffuser au reste de l’entreprise.
Le saviez-vous? Les entreprises employant 100 personnes ou plus doivent former un comité de francisation. Celui-ci doit compter au moins six membres. |
Les conséquences en cas de violation
Le non-respect des règles de francisation entraîne des conséquences. Votre entreprise risque :
- de ne plus être admissible à des subventions gouvernementales,
- de ne plus pouvoir faire des affaires ou s’engager dans des contrats avec le gouvernement du Québec, ses organismes, les municipalités ou le réseau de la santé et des services sociaux, ni recevoir des services de ces derniers,
- de devoir payer une amende,
- de figurer sur une liste publique d’entreprises qui ne sont pas conformes aux normes de l’OQLF sur l’utilisation du français.