Une entreprise vous demande votre date de naissance? Votre employeur potentiel veut votre numéro d’assurance sociale? Une application demande accès à votre localisation? Vous n’avez pas l’obligation de fournir tous les renseignements demandés. Avant d’accepter, assurez-vous de comprendre pourquoi l’information est recueillie et ce qui sera fait avec elle.
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En résumé :
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Vos renseignements personnels vous appartiennent
Lorsque vous confiez vos renseignements personnels à une organisation, celle-ci doit les protéger et ne peut pas les utiliser ou les partager sans votre permission.
Une organisation ne peut pas recueillir n’importe quel renseignement sur vous, même si vous acceptez de le fournir. Elle doit avoir une raison légitime de demander ce renseignement et ce renseignement doit être nécessaire à l’objectif poursuivi.
Ces organisations doivent aussi obtenir votre accord recueillir l’information. Pour que cet accord soit valide, vous devez comprendre quelles informations sont recueillies, pourquoi elles le sont et comment elles seront utilisées.
Les organisations doivent vous informer
Si une organisation fait affaire au Québec, elle doit vous expliquer clairement ce qu’elle fera avec vos renseignements personnels. Elle doit vous informer :
- Des raisons pour lesquelles elle recueille ces renseignements,
- De la façon dont ils sont recueillis,
- De l’utilisation qui en sera faite,
- Des personnes ou organisations avec qui ils pourraient être partagés,
- De la possibilité qu’ils soient transférés à l’extérieur du Québec,
- De votre droit de consulter les renseignements détenus à votre sujet et de demander qu’ils soient corrigés s’ils sont inexacts.
Vous pouvez aussi demander de connaître :
- la durée de conservation de vos renseignements,
- les catégories de personnes qui auront accès à vos renseignements au sein de l’organisation,
- les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Habituellement, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de la personne concernée. Certaines exceptions existent toutefois. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’une personne mineure, une personne responsable de l’enfant peut parfois consentir à la collecte de renseignements personnels à sa place.
Vos renseignements sont-ils réellement nécessaires?
On vous demandera parfois des renseignements personnels pour avoir accès à un service ou à un emploi. Avant de les fournir, demandez-vous si l’organisation a réellement besoin de ces renseignements et si une autre solution, plus respectueuse de votre vie privée, est possible,
Plus le renseignement est sensible, plus vous devriez porter attention aux raisons pour lesquelles on vous le demande.
Par exemple, lorsque le seul but d’une collecte est de confirmer votre identité, une simple inspection visuelle d’une carte d’identité devrait suffire. Pas besoin de faire une photocopie, ni de prendre une photo et la conserver .
Lors d’un processus d’embauche, seuls les renseignements nécessaires à l’évaluation de la candidature devraient être demandés. Les renseignements concernant les antécédents judiciaires ou l’état de santé ne peuvent être recueillis que lorsqu’ils sont réellement pertinents pour le poste.
De plus, votre numéro d’assurance sociale peut être exigé après avoir commencé un emploi. Votre futur employeur n’a pas le droit de vous le demander à l’étape de l’entrevue.
Personne n’est obligé de recevoir de la publicité. Il est possible de refuser les messages publicitaires et de demander d’être retiré d’une liste d’envoi promotionnelle.
Consultez nos articles sur le dossier de crédit et le contrat de bail pour connaitre vos droits dans ces situations.
Protéger vos renseignements personnels
Fraude, vol d’identité ou hameçonnage, sont des risques courants. En prenant certaines précautions, vous pouvez mieux protéger vos renseignements personnels et votre vie privée.
Avant de communiquer des renseignements personnels, prenez le temps de vous poser quelques questions :
- Qui demande ces renseignements?
- Quels renseignements sont demandés?
- Pourquoi en a-t-on besoin?
- Comment seront-ils utilisés?
- Avec qui seront-ils partagés?
- Pendant combien de temps seront-ils conservés?
Si les réponses à ces questions ne sont pas claires, consultez la politique de confidentialité de l’organisation ou communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
De façon générale :
- Réfléchissez avant de communiquer des renseignements personnels, surtout lorsqu’ils sont sensibles.
- Demandez-vous si les renseignements demandés sont réellement nécessaires.
- Ne fournissez pas automatiquement un renseignement simplement parce qu’il est demandé.
- Prenez le temps de comprendre comment vos renseignements seront utilisés et protégés.