Votre entreprise doit respecter certaines formalités tout au long de son existence. Certaines doivent être remplies uniquement au moment de sa création et d’autres, de manière récurrente.
Formalités à la création d’une entreprise
Créer votre entreprise vient avec son lot de démarches administratives et légales. Mais quelles en sont les principales?
La création et l’organisation votre entreprise
Les formalités à remplir pour créer votre entreprise dépendent de la forme juridique de celle-ci. Selon le cas, vous devrez notamment :
- Créer formellement votre entreprise auprès du Registraire des entreprises du Québec ou de Corporations Canada, ce que l’on appelle dans le jargon « constituer une société ».
- Établir le nombre minimal et le nombre maximal d’administrateurs dans vos statuts,
- Élire les premiers administrateurs de votre entreprise,
- Adopter vos règlements généraux, c’est-à-dire les règles internes de gestion de l’entreprise,
- Émettre les actions à vos actionnaires,
- Choisir la fin de l’année financière, c’est-à-dire la période de 12 mois couverte par les états financiers de votre entreprise.
Vous devez également penser à ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise.
L’immatriculation
Qu’importe la forme juridique choisie, vous devez normalement vous enregistrer (ou vous « immatriculer ») auprès du Registraire des entreprises du Québec. Consultez la page explicative du Registraire pour connaître comment remplir votre déclaration selon que votre entreprise est :
- Une personne morale, ce que l’on appelle parfois « compagnie » (inc.),
- Une personne physique, c’est-à-dire vous-même,
- Une société de personnes, une entente conclue entre au moins deux personnes pour exploiter une entreprise.
L’inscription à la TPS et à la TVQ
Vous devez vous inscrire aux fichiers de la TPS (fédéral) et TVQ (provincial) si vous avez des activités commerciales. Il existe toutefois des exceptions, notamment si votre entreprise est un « petit fournisseur » selon Revenu Québec (consultez la page explicative du site de Revenu Québec).
Pour en savoir plus, consultez la section Comment vous inscrire du site de Revenu Québec.
Si votre entreprise a des activités dans une autre province ou à l’étranger, il pourrait y avoir d’autres règles à suivre. Informez-vous auprès de la province ou du pays concerné.
Les formalités récurrentes
D’autres formalités sont récurrentes, que cela soit à la fin de chaque année financière ou ponctuellement, selon les besoins. Encore ici, les formalités à remplir dépendent de la forme juridique de votre entreprise. Voici les principales formalités que doit remplir une entreprise à la forme juridique plus sophistiquée, comme une société par actions.
Adopter les états financiers
Le conseil d’administration approuve chaque année les états financiers de l’année précédente. Selon la structure de votre entreprise, vous pourriez avoir à les présenter à vos actionnaires ou à vos membres.
Nommer un vérificateur
L’entreprise doit nommer chaque année un vérificateur. Celui-ci doit vérifier l’exactitude des comptes de votre entreprise.
Dans le cas d’une société par actions, ce sont les actionnaires qui doivent le nommer. Dans certains cas, ils peuvent choisir de ne pas nommer de vérificateur.
Élire vos administrateurs
La manière de choisir les administrateurs dépend de la structure de votre entreprise. Par exemple, les actionnaires les élisent si vous avez une société par actions.
Lorsque le mandat d’un administrateur achève, les actionnaires peuvent :
- Le réélire, si l’administrateur se présente de nouveau, ou
- Choisir une autre personne.
La longueur du mandat de vos administrateurs dépend de vos règlements intérieurs. Souvent, elle varie entre un ou deux ans.
Une fois élus, les administrateurs peuvent nommer des dirigeants (président, trésorier, etc.) pour s’occuper de certains volets de la gestion de votre entreprise.
Tenir le livre de l’entreprise
Le « livre » d’une entreprise (parfois appelé « livre de minutes ») est un recueil pour conserver les documents importants de l’entreprise. Vous devez normalement avoir au moins un livre pour l’entreprise qui contient, entre autres :
- Les statuts et les règlements généraux,
- Les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires et du conseil d’administration,
- Les nom et domicile des administrateurs, en indiquant, pour chacun, les dates de commencement et de fin de leur mandat,
- Le registre des valeurs mobilières (les actions) si applicable.
Vous devez garder ce livre à jour pour refléter l’état actuel de votre entreprise. Par exemple, vous devez mettre à jour le registre des administrateurs dans le livre lorsqu’un administrateur démissionne et insérer les résolutions que le conseil d’administration vient d’adopter.
Mettre à jour l’enregistrement
Lorsqu’un changement arrive au sein de votre entreprise, vous devez mettre à jour votre enregistrement avec le Registraire des entreprises dans les 30 jours qui suivent. Ce changement est généralement fait par l’envoi à celui-ci d’une déclaration de mise à jour courante ou d’une déclaration de mise à jour annuelle.
Ces changements au sein de votre entreprise peuvent notamment être :
- Le nom de votre entreprise,
- Le siège social,
- Le nom, l’adresse ou le poste d’un administrateur.
Si vous avez créé votre société auprès du gouvernement fédéral (Corporations Canada), vous devez également mettre à jour vos informations au registre fédéral.