Vous êtes membre d’un conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif (OSBL, aussi appelé OBNL)? Pendant l’année financière de votre organisme, vous avez de nombreuses responsabilités à respecter. Mais, quelles sont-elles ? Voici une liste de vérifications pour vous aider!
Important!
Cet article concerne seulement les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués sous la loi provinciale.
D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créés sous la loi fédérale.
Pour en savoir plus, consultez notre article OSBL : choisir entre la loi provinciale et la loi fédérale et la page Organisations à but non lucratif de Corporations Canada.
Suivre et analyser le travail de la direction générale
Une directrice ou un directeur général dirige votre organisme ? En tant qu’administratrice ou administrateur, vous devez suivre et analyser le travail de gestion de cette personne.
Pour suivre la gestion de la direction générale, vous pouvez lui demander des mises à jour des activités et des projets. Cette demande peut se faire formellement lors d’une réunion. Vous pouvez aussi analyser son travail en faisant un examen annuel du rendement.
Prendre certaines décisions pour l’organisme
En tant que membre du conseil d’administration, vous devez prendre des décisions pour l’organisme. Elles peuvent notamment concerner :
- L’embauche ou la nomination de personne à la direction ou la direction générale de l’organisme ,
- l’achat et la vente de biens,
- la signature de contrats qui impliquent un montant défini.
Conserver les livres et les registres appropriés
Votre organisme doit normalement conserver les livres et les registres appropriés au bureau principal de l’organisme au Québec. Ces livres et registres contiennent entre autres :
- les lettres patentes, les règlements généraux, ainsi que leurs modifications,
- les procès-verbaux des assemblées des membres,
- le registre des administrateurs,
- le registre des membres.
Vos livres et registres doivent également rendre compte de vos activités passées. Par exemple, ils doivent contenir les contrats signés par votre organisme et les procès-verbaux de vos réunions.
Produire les déclarations de mise à jour obligatoires
Le conseil d’administration doit assurer que l’enregistrement de votre OSBL auprès du Registraire des entreprises du Québec reste à jour. Vous devez donc produire une déclaration de mise à jour courante dans les 30 jours suivant un changement, comme par exemple :
- le changement du siège social,
- le départ ou de l’entrée en poste d’une administratrice ou d’un administrateur.
Vous devez également produire une déclaration de mise à jour annuelle, même si aucun changement n’a eu lieu au sein de votre organisme.
Envoyer les déclarations de renseignements aux gouvernements provincial et fédéral
Un organisme sans but non lucratif ne paie normalement pas d’impôt. Cela ne veut pas dire que vous n’avez rien à transmettre aux gouvernements provincial et fédéral.
Démarches provinciales
Vous devez envoyer une déclaration de renseignements à la fin de chaque année financière. L’année financière comprend la période de 12 mois couverte par les états financiers de l’organisme.
Cette déclaration prend souvent la forme d’une Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif (CO-17.SP). Si c’est la déclaration que votre organisme doit transmettre, vous devez l’envoyer dans les six mois de la fin de l’année financière de votre organisme.
Pour en savoir plus, consultez l’article Déclaration de revenus ou de renseignements d’un organisme sans but lucratif selon sa situation ou ses activités sur le site de Revenu Québec.
Démarches fédérales
Vous devez généralement envoyer une déclaration T2 – Déclaration de revenus des sociétés ou une Déclaration T2 abrégée.
Vous devez également envoyer une Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (T1044) dans certaines situations. Par exemple, si la valeur des actifs de votre organisme l’année était de plus de 200 000 $ à la fin de l’exercice précédent.
Dans un tel cas, vous devez l’envoyer dans les six mois de la fin de l’année financière de votre organisme.
Pour en savoir plus, consultez le Guide d’impôt pour la Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (OSBL) sur le site du gouvernement du Canada.
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Attention! Si votre organisme a le statut d’organisme de bienfaisance enregistré, vous devez plutôt envoyer la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010). |
Approuver vos états financiers
Vous devez approuver les états financiers et les présenter aux membres de l’OSBL, habituellement à l’assemblée générale annuelle. Comme les états financiers sont un document très important, vous devez vous assurer de bien les comprendre pour assumer votre rôle.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’un des nombreux guides à ce sujet. Par exemple, CPA Canada offre gratuitement le Guide sur les états financiers des organismes sans but lucratif.
Préparer un budget pour l’organisme
À la fin de chaque année financière, votre organisme doit préparer un budget pour la prochaine année. Si votre organisme a une direction générale, ce sera probablement l’un de ses mandats. Vous pouvez tout de même le commenter et proposer des modifications le cas échéant.
Maintenir un conseil d’administration complet et bien formé
Vous devez vous assurer que votre conseil d’administration est complet et que les administratrices et administrateurs sont suffisamment formés pour pouvoir remplir pleinement leurs fonctions :
Nouveaux membres du conseil d’administration
Si certains de vos collègues administratrices et administrateurs ne briguent pas un nouveau mandat, vous pouvez prendre de l’avance pour chercher leurs remplaçants potentiels. Certains organismes ont un processus établi pour identifier des candidatures, incluant parfois un comité de mise en candidature.
Une fois en fonction, ces remplaçants doivent être formés. Ceux-ci devraient par exemple prendre connaissance de la mission de l’organisme, de ses lettres patentes, de ses règlements généraux, et des politiques internes de l’organisme.
Formation continue
Vous et les autres membres du conseil d’administration pouvez suivre des formations adaptées à votre organisme pendant vos mandats. De cette façon, vous vous assurez d’être à jour pour remplir vos taches ou honorer votre mandat.
Préparer un rapport d’activités
À la fin de chaque année financière, vous préparez normalement un rapport d’activités pour les membres de l’organisme. Ce rapport sert à informer les membres de l’état actuel de l’organisme et les activités de la dernière année.
Vous y décrirez généralement les différents projets que vous réalisez et leurs états d’avancement. Ce que contient un rapport d’activité varie d’un organisme à l’autre. Le rapport présente souvent :
- l’équipe de votre organisme (vos employés),
- vos partenaires (vos bailleurs de fonds),
- vos projets réalisés ou en cours.
Ce rapport est souvent présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.
Tenir une assemblée générale annuelle
Vous devez tenir une assemblée générale chaque année et y inviter les membres de l’OSBL. Si rien n’est prévu dans vos règlements généraux , vous devez prévenir vos membres au plus tard 10 jours avant l’assemblée.
Durant cette assemblée, vous présentez entre autres les états financiers et le rapport d’activités de l’année précédente aux membres de l’OSBL. Vous pouvez aussi présenter d’autres informations que vous pouvez juger pertinentes.
L’assemblée générale annuelle est aussi l’occasion d’élire certaines personnes. Par exemple, les membres de l’OSBL élisent les administratrices et administrateurs dont le mandat est terminé, ainsi qu’un vérificateur de l’organisme pour la prochaine année.
Analyser périodiquement les risques pour votre organisme
Vous devriez examiner tous les risques auxquels votre organisme est confronté pour mieux les prévenir ou les minimiser. Vous pouvez notamment :
- Consulter les états financiers mensuels, effectuer des vérifications ponctuelles des factures et des relevés bancaires pour vous assurer que les finances sont correctement gérées.
- Mettre en place des politiques en lien avec la gestion de risques.
- Examiner périodiquement vos polices d’assurance pour vérifier si elles couvrent de manière adéquate : les dommages ou pertes aux biens de l’organisme, les poursuites contre l’organisme, et les poursuites contre les administrateurs.
Pour en savoir plus, consultez le texte Gestion du risque d’Imagine Canada.
Mettre à jour les règlements généraux et les politiques de l’organisme
Il est toujours utile de vérifier si vos règlements généraux se conforment toujours à la loi et répondent aux besoins de votre organisme.
Vous pouvez également examiner vos politiques et vous assurer qu’elles sont encore à jour. Ces politiques peuvent porter sur :
- la confidentialité,
- le harcèlement sexuel,
- les conflits d’intérêts,
- la sécurité dans vos locaux,
- l’utilisation des technologies de l’information de l’organisation,
- la propriété intellectuelle (à qui appartient le travail effectué par les employés).