OSBL et bénévoles : bonnes pratiques

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Les bénévoles jouent souvent un rôle central dans les organismes sans but lucratif (OSBL). Même si les bénévoles ne sont pas des salariés, les organismes doivent respecter certaines obligations. Plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre pour encadrer le bénévolat et éviter les problèmes.

Les bénévoles ne sont pas des salariés

Les bénévoles ne sont pas considérés comme des salariés de l’organisme, car ils ne sont pas payés pour effectuer le travail. Ainsi, les règles minimales (les normes du travail) qui protègent les salariés ne s’appliquent pas à eux.

Un contrat de bénévolat lie l’organisme et le bénévole

Même si les bénévoles ne sont pas des salariés, l’organisme et le bénévole ont chacun des droits et des responsabilités l’un envers l’autre. En fait, la relation entre l’organisme et le bénévole est un contrat de bénévolat, qui peut être écrit ou verbal.

D’un côté, l’organisme compte sur le bénévole pour remplir sa mission et, de l’autre, le bénévole doit respecter ses engagements envers l’organisme. Par exemple, l’organisme doit offrir aux bénévoles un environnement de travail sécuritaire. Pour leur part, les bénévoles doivent respecter les consignes données par l’organisme.

L’organisme a des responsabilités

L’organisme doit faire preuve de prudence envers ses bénévoles et les personnes qui bénéficient des services de l’organisme. Ainsi, il doit prendre les mesures nécessaires afin de prévenir les éventuels dommages. S’il ne le fait pas, il pourrait non seulement être tenu responsable pour les dommages, mais également pour les blessures ou les pertes financières subies.

Un organisme peut aussi être tenu responsable s’il ne fait pas les vérifications appropriées au moment de recruter des bénévoles ou s’il ne les forme pas ou ne les supervise pas adéquatement.

Par exemple, un organisme pourrait être tenu responsable d’un geste fautif d’un bénévole, pendant que ce dernier faisait son bénévolat. Un organisme pourrait aussi être tenu responsable si un bénévole se blesse car il n’a pas reçu la formation adéquate pour faire ses tâches. Les poursuites et les condamnations contre les organismes à but non lucratif pour les gestes de leurs bénévoles sont toutefois très rares.

Accidents lors du bénévolat

Souscrire une assurance responsabilité pour couvrir les fautes des bénévoles peut être une bonne pratique. Étant donné que l’organisme pourrait être tenu responsable, il devrait vérifier si sa police d’assurance couvre les dommages subis par ses bénévoles ainsi que les dommages causés par les bénévoles.

Par ailleurs, les bénévoles ne sont pas automatiquement protégés par la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de sécurité au travail (CNESST) en cas d’accident pendant leur bénévolat. Un organisme peut toutefois demander la « protection des travailleuses et travailleurs bénévoles » pour qu’un bénévole blessé pendant ses tâches soit indemnisé par la CNESST. Cette protection n’est pas obligatoire. Pour faire la demande, l’organisme doit remplir un formulaire chaque année et payer les frais exigés. Pour en savoir plus, consultez le site de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de sécurité au travail (CNESST).

Recruter, former et superviser des bénévoles

En général, l’organisme devrait recruter ses bénévoles avec autant de soin que ses salariés. Dans certains cas, il sera nécessaire d’effectuer une vérification des antécédents judiciaires (à ce sujet, consulter la section « Vérifier les antécédents judiciaires »).

Une fois que l’organisme a recruté ses bénévoles, il doit les former et les encadrer de façon adéquate. Après leur formation, les bénévoles devraient connaître leurs tâches et les règles qu’ils doivent suivre.

Faire signer un contrat de bénévolat

Il est recommandé de faire signer un contrat de bénévolat entre l’organisme et le bénévole. Ce contrat comprend les règles, les politiques et les procédures que tout bénévole doit respecter dans l’organisme, notamment en ce qui concerne la confidentialité de certains renseignements. Il est aussi recommandé de fournir aux bénévoles une description de leurs tâches.

Pour en savoir plus, consultez le site de l’organisme Bénévoles Canada. Dans la section « Ressources », on y trouve notamment des guides comme le Code canadien du bénévolat et le Guide sur le filtrage.

Vérifier les antécédents judiciaires

En général, il n’est pas obligatoire de faire une vérification des antécédents judiciaires des bénévoles. Toutefois, l’organisme peut décider qu’il est approprié de le faire selon le type de travail qu’effectue le bénévole et le profil des personnes qui bénéficient des services de l’organisme.

Votre organisme oeuvre auprès de personnes vulnérables

Vous devez alors vérifier les antécédents judiciaires de vos bénévoles qui seront en contact avec ces personnes. Par exemple, si un bénévole s’occupe d’enfants, il faut entre autres vérifier s’il a des antécédents d’infractions de nature sexuelle.

Définition de personnes vulnérables

Une personne peut être considérée comme vulnérable en raison de son âge, d’une déficience ou d’autres circonstances temporaires ou permanentes.

Une personne est aussi considérée comme vulnérable lorsqu’elle est dans une position de dépendance par rapport à une autre. Par exemple, un enfant est dépendant de ses parents ou de son tuteur. Autre exemple : un ainé qui n’est plus autonome est dépendant de son proche aidant.

Une personne peut aussi être vulnérable par rapport à une autre personne qui est en situation d’autorité ou de confiance vis-à-vis d’elle. Par exemple, un entraineur ou un professeur est en situation d’autorité par rapport à un adolescent.

 

Risques de ne pas vérifier les antécédents judiciaires

L’organisme qui ne fait pas les vérifications suffisantes au sujet d’un bénévole pourrait être tenu responsable si un dommage était causé à une personne vulnérable comme un enfant. Cette situation pourrait aussi nuire à la réputation de l’organisme.

Faire une vérification des antécédents judiciaires

Pour procéder à une vérification des antécédents judiciaires, votre organisme doit d’abord obtenir le consentement du candidat bénévole ou du bénévole.

Communiquez ensuite avec le service de police de votre région. Vous devez expliquer à la police quelles seront les tâches du bénévole. La police pourra alors adapter la vérification aux besoins du poste de bénévolat.

Vous devez garder les résultats de la vérification confidentiels.

Pour en savoir plus sur la vérification des antécédents judiciaires, consultez le site de la Gendarmerie royale du Canada ou le site de la Sûreté du Québec. Vous pouvez aussi consulter le service de police de votre région.

Si une personne a des antécédents judiciaires…

Pour prendre votre décision, vous devez vous demander si les antécédents judiciaires ont un lien direct avec les futures tâches du bénévole.

En général, on ne peut pas exclure une personne qui a des antécédents judiciaires si les tâches n’ont aucun lien avec ses antécédents. Une telle exclusion pourrait être considérée comme discriminatoire.

Protéger les renseignements personnels

Les renseignements personnels que possèdent l’organisme doivent être protégés. Un « renseignement personnel » signifie n’importe quel renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier.

L’organisme doit protéger les renseignements personnels des personnes qui utilisent ses services. Par exemple, les renseignements médicaux, le statut matrimonial, la situation financière ou les antécédents judiciaires. L’organisme doit conserver ces renseignements dans un endroit sécuritaire afin d’empêcher que des gens y aient accès sans autorisation (par exemple, dans un classeur fermé à clé).

L’organisme doit s’assurer que les bénévoles respectent la confidentialité des renseignements personnels qu’il possède. Les bénévoles devraient avoir uniquement accès aux renseignements dont ils ont réellement besoin pour effectuer leur travail.

Faire signer une entente de confidentialité

Si cela est pertinent pour l’organisme, l’organisme peut demander à ses bénévoles de signer une entente de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels ou certaines informations.

Collecter des renseignements personnels sur les bénévoles

Lorsque l’organisme recrute des bénévoles, il peut collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires au poste de bénévolat. Pour obtenir ces renseignements, il doit s’adresser directement au bénévole. Il doit aussi avoir son autorisation pour les obtenir auprès d’autres sources. C’est le cas si l’organisme souhaite vérifier des antécédents judiciaires ou pour communiquer avec des personnes références qui ont déjà travaillé avec la personne bénévole.

L’organisme doit aussi protéger les renseignements personnels de ses bénévoles. Par exemple, l’organisme doit garder confidentielles les vérifications des antécédents judiciaires ou du dossier de conduite. Les bénévoles peuvent consulter le dossier que l’organisme a créé à leur sujet.