Entreprises et organismes

Organisme sans but lucratif : liste de vérifications de vos responsabilités récurrentes

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Vous êtes membre d’un conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif. Pendant l’année financière de votre organisme, vous avez de nombreuses responsabilités à respecter. Mais, quelles sont-elles ? Voici une liste de vérifications pour vous aider!

Attention!

L’information légale de cet article concerne seulement les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués comme personne morale sous la loi québécoise.

D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créé sous la loi fédérale. Pour en savoir plus, consultez le texte Organisations à but non lucratif de Corporations Canada.

Suivre et analyser le travail de la direction générale

Un directeur général ou une directrice générale dirige votre organisme? En tant qu’administrateur, vous devez suivre et analyser la gestion de la direction générale.

Pour suivre la gestion de la direction générale, vous pouvez lui demander des mises à jour des activités et des projets. Cette demande peut se faire formellement dans une réunion. Vous pouvez aussi analyser son travail en faisant un examen annuel du rendement.

Prendre certaines décisions pour l’organisme

Comme administrateurs, vous devez prendre des décisions pour l’organisme. Elles peuvent notamment concerner :

  • la nomination des dirigeants ou l’embauche du directeur général,
  • l’achat et la vente de biens,
  • la signature de contrats pour certains montants définis.

Conserver les livres et les registres appropriés

Votre organisme doit normalement conserver les livres et les registres appropriés au bureau principal de l’organisme au Québec. Ces livres et registres contiennent entre autres :

  • les lettres patentes et les règlements généraux et leurs modification,
  • les procès-verbaux des assemblées des membres,
  • le registre des administrateurs,
  • le registre des membres.

Vos livres et registres doivent également rendre compte de vos activités passées.  Par exemple, ils doivent contenir les contrats témoignant des transactions et les procès-verbaux de vos réunions.

Produire les déclarations de mise à jour obligatoires

Comme administrateurs, vous devez vous assurer que votre enregistrement auprès du Registraire des entreprises du Québec reste à jour. Vous devez donc produire une déclaration de mise à jour courante dans les 30 jours suivant un changement, qu’il s’agisse par exemple :

  • du changement du siège social,
  • du départ d’un administrateur et l’entré en poste d’un nouvel administrateur

Vous devez également produire une déclaration de mise à jour annuelle, même si aucun changement n’a eu lieu au sein de votre organisme.

Envoyer les déclarations de renseignements aux gouvernements provincial et fédéral

Un organisme sans but non lucratif ne paie normalement pas d’impôt. Cela ne veut pas dire que vous n’avez rien à transmettre aux gouvernements provincial et fédéral.

Démarches provinciales

Vous devez envoyer une déclaration de renseignements à la fin de chaque année financière. L’année financière comprend la période de 12 mois couverte par les états financiers de l’organisme.

Cette déclaration prend souvent la forme d’une Déclaration de revenus et de renseignements des sociétés sans but lucratif (CO-17.SP). Si c’est la déclaration que votre organisme doit transmettre, vous devez l’envoyer dans les six mois de la fin de l’année financière de votre organisme.

Pour en savoir plus, consultez l’article Déclaration de revenus ou de renseignements d’un organisme sans but lucratif selon sa situation ou ses activités sur le site de Revenu Québec.

Démarches fédérales

Vous devez envoyer une Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (T1044) dans certaines situations. Par exemple, si la valeur des actifs de votre organisme l’année était de plus de 200 000 $ à la fin de l’exercice précédent.

Dans un tel cas, vous devez l’envoyer dans les six mois de la fin de l’année financière de votre organisme.

Pour en savoir plus, consultez le Guide d’impôt pour la Déclaration de renseignements des organismes sans but lucratif (OSBL) sur le site du gouvernement du Canada.

Attention!

Si votre organisme a le statut d’organisme de bienfaisance enregistré, vous devez plutôt envoyer la Déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010).

Approuver vos états financiers

Vous devez approuver les états financiers et les présenter aux membres, habituellement à l’assemblée générale annuelle. Comme les états financiers sont un document très important, vous devez vous assurer de bien les comprendre pour assumer votre rôle.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l’un des nombreux guides à ce sujet. Par exemple, CPA Canada offre gratuitement le Guide sur les états financiers des organismes sans but lucratif.

Préparer un budget pour l’organisme

À la fin de chaque année financière, votre organisme doit préparer un budget pour la prochaine année. Si votre organisme a une direction générale, ce sera probablement l’un de ses mandats. Vous pouvez tout de même le commenter et proposer des modifications le cas échéant.

Maintenir un conseil d’administration complet et bien formé

Vous devez vous assurer que votre conseil d’administration est complet et que les administrateurs sont bien formés pour qu’ils puissent remplir pleinement sa fonction :

Nouveaux administrateurs

Si certains de vos collègues administrateurs ne briguent pas un nouveau mandat, vous pouvez prendre de l’avance pour chercher leurs remplaçants potentiels. Certains organismes ont un processus établi pour identifier des candidatures, incluant parfois un comité de mise en candidature.

Une fois en fonction, ces remplaçants doivent être formés. Ils peuvent par exemple prendre connaissance de la mission de l’organisme, de ses lettres patentes, de ses règlements généraux, et de ses politiques internes de l’organisme.

Formation continue

Vous et vos coadministrateurs pouvez suivre des formations adaptées à votre organisme pendant vos mandats. De cette façon, vous pouvez vous assurer d’être à jour pour remplir vos taches ou honorer votre mandat.

Préparer un rapport d’activité

À la fin de chaque année financière, vous préparez généralement un rapport d’activités pour les membres de l’organisme. Ce rapport sert à informer les membres de l’état actuel de l’organisme et les activités de la dernière année.

Vous y décrirez généralement les différents projets que vous réalisez et leurs états d’avancement. Ce que contient un rapport d’activité varie d’un organisme à l’autre. Le rapport présente souvent :

  • l’équipe de votre organisme (vos employés),
  • vos partenaires (vos bailleurs de fonds),
  • vos projets réalisés ou en cours.

Ce rapport est souvent présenté aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.

Tenir une assemblée générale annuelle

Vous devez tenir une assemblée générale chaque année et y inviter vos membres. Si rien n’est prévu dans vos règlements, vous devez prévenir vos membres au plus tard 10 jours avant l’assemblée.

Durant cette assemblée, vous présentez entre autres les états financiers de l’année précédente aux membres et le rapport d’activités. Vous pouvez aussi présenter d’autres informations que vous pouvez juger pertinentes.

L’assemblée générale annuelle est aussi l’occasion d’élire certaines personnes. Par exemple, les membres élisent les administrateurs dont le mandat est terminé. Ils peuvent également choisir le vérificateur de l’organisme pour la prochaine année.

Analyser périodiquement les risques de votre organisme

Vous pouvez examiner tous les risques auxquels votre organisme est confronté pour mieux les prévenir ou les minimiser. Vous pouvez notamment :

  • Consulter les états financiers mensuels, effectuer des vérifications ponctuelles des factures et des relevés bancaires pour vous assurer que les finances sont correctement gérées.
  • Mettre en place des politiques en lien avec la gestion de risques.
  • Examiner périodiquement vos polices d’assurance pour voir si elles couvrent de manière adéquate : les dommages ou pertes aux biens de l’organisme, poursuites contre l’organisme, et les poursuites contre les administrateurs.

Pour en savoir plus, consultez le texte Gestion du risque d’Imagine Canada.

Mettre à jour les règlements généraux et les politiques de l’organisme

Vous pouvez consulter vos règlements généraux pour qu’ils se conforment toujours à la loi et répondent aux besoins de votre organisme

Vous pouvez également examiner vos politiques et vous assurer qu’elles sont encore à jour. Ces politiques peuvent porter sur :

  • la confidentialité,
  • le harcèlement sexuel,
  • les conflits d’intérêts,
  • la sécurité dans vos locaux,
  • l’utilisation des technologies de l’information de l’organisation,
  • la propriété intellectuelle (à qui appartient le travail effectué par les employés).