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OSBL : comment se déroule une réunion du conseil d’administration?

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Une réunion de conseil d’administration est procédurale. Une telle réunion, qu’on appelle aussi « assemblée », se déroule selon des étapes préétablies. En tant qu’administratrices ou qu’administrateurs, vous devez vous familiariser avec ces étapes.

Attention!

L’information légale de cet article concerne les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués comme personne morale sous la loi québécoise.

D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créées sous la loi fédérale. Pour en savoir plus, consultez le texte Organisations à but non lucratif de Corporations Canada.

Aussi, les étapes présentées dans cet article sont basées principalement sur le Code Morin et d’autres règles de gouvernance.

Commencer la réunion

Pour commencer la réunion, le conseil d’administration doit accomplir certaines formalités.

Constater le quorum

Les administratrices et les administrateurs doivent vérifier s’ils sont suffisamment nombreux pour prendre des décisions. C’est ce qu’on appelle le « quorum ».

Le quorum peut être prévu dans vos règlements généraux. À défaut, il y a quorum si la majorité des administratrices et administrateurs participent à la réunion. Les administratrices et les administrateurs peuvent être présents physiquement ou encore à distance par moyen technologique. Il est interdit de déléguer à une autre personne sa participation à la réunion.

S’il y a quorum, le conseil d’administration peut passer aux autres formalités. Sinon, la réunion ne peut pas avoir lieu et aucune décision ne peut être prise.

Le conseil d’administration doit conserver quorum tout au long de la réunion.

Nommer la personne qui préside la réunion

Une fois que les administratrices et administrateurs ont constaté le quorum, la personne qui préside la réunion peut assumer son rôle, c’est-à-dire accorder les droits de parole, recevoir les propositions et gérer de manière générale la réunion.

Cette personne peut être identifiée dans les règlements généraux de votre organisme. Par exemple, les règlements pourraient prévoir que c’est la présidente ou le président du conseil d’administration qui préside les réunions.  

Sinon, les administratrices et administrateurs doivent la nommer en début de réunion.

Lire et adopter l’ordre du jour

Avant chaque réunion, quelqu’un prépare généralement l’ordre du jour, c’est-à-dire une liste de tous les sujets importants qui seront couverts lors d’une réunion. Cette personne est normalement celle qui occupe le poste de président, de directeur général, ou de secrétaire.

Un ordre de jour peut par exemple ressembler à ce qui suit :

  1. Ouverture de la réunion
  2. Lecture et adoption d’ordre du jour
  3. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée précédente
  4. Rapport du président
  5. Rapport du directeur général
  6. Rapport du comité finance
  7. Varia
  8. Clôture

La personne qui préside la réunion présente l’ordre du jour au conseil d’administration. Les administratrices et administrateurs peuvent proposer des modifications au besoin avant de l’adopter.

Lire et adopter le procès-verbal de la réunion précédente

Avant chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est envoyé aux administratrices et aux administrateurs.

Un procès-verbal est un document qui relate officiellement ce dont le conseil d’administration a discuté au cours d’une réunion et ce que le conseil d’administration a décidé. Il ne s’agit toutefois pas d’un compte rendu mot pour mot. La personne occupant le poste de secrétaire le prépare habituellement.

La personne qui préside la réunion présente le procès-verbal au conseil d’administration qui l’adopte. Les administratrices et administrateurs peuvent proposer des modifications au besoin avant de l’adopter.

Mener la réunion

Une fois les formalités ci-haut accomplies, la réunion peut véritablement commencer. Le conseil d’administration suit donc l’ordre du jour et aborde chacun des sujets dans l’ordre qui y sont prévus.

Faire une proposition

Une administratrice ou un administrateur peut proposer qu’une décision soit prise par le conseil d’administration, sous forme d’une proposition. Par exemple, « je propose que … » ou « il est proposé par … ».

Une autre administratrice ou un autre administrateur doit « appuyer » la proposition qui a été formulée pour que le conseil d’administration en débatte et vote sur celle-ci. Si personne ne l’appuie, la proposition est normalement écartée.

Les administratrices et administrateurs peuvent également proposer un amendement à la proposition. L’amendement doit également être proposé et appuyé.

Débattre d’un sujet

Lorsque l’ordre du jour prévoit qu’une décision doit être prise, ou lorsqu’une proposition est appuyée, le conseil d’administration peut en débattre avant de voter. Ce débat permet aux administratrices et aux administrateurs de mieux comprendre les enjeux et de prendre une décision éclairée.

Pendant le débat, la personne qui préside la réunion accorde les droits de parole aux administratrices et aux administrateurs qui souhaitent s’exprimer. Elle les rappelle également à l’ordre au besoin.

Une fois que le débat est fini, la personne qui préside propose que le conseil d’administration vote.

Voter sur une résolution et l’adopter

Un conseil d’administration doit adopter une résolution pour officiellement prendre une décision.

Chaque administratrice et administrateur a un vote pour adopter la résolution.Les résolutions du conseil d’administration exigent un vote à majorité des administratrices et administrateurs présents à la réunion pour être adoptées.

Les administratrices et administrateurs ne peuvent pas se servir de leur droit de vote pour promouvoir leurs intérêts personnels au détriment de ceux de l’OSBL. En cas de conflit d’intérêts, il faut en informer le conseil d’administration ainsi que s’abstenir de discuter de la décision et de voter.

Pour éviter d’avoir à tenir une réunion, le conseil d’administration peut adopter une résolution par écrit. Par contre, tous les administratrices et administrateurs ayant le droit de vote sur la résolution doivent signer.

Mettre fin à la réunion

Une fois que tous les sujets à l’ordre de jour sont traités, la personne qui préside la réunion peut proposer de mettre fin à la réunion. Une administratrice ou un administrateur peut appuyer la proposition, ce qui met officiellement fin à la réunion.