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OSBL : Gérer les conflits d’intérêts

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Prenez-vous des décisions pour un organisme sans but lucratif (OSBL, aussi appelé OBNL)? Représentez-vous cet OSBL dans certaines situations? Par exemple, faites-vous partie du conseil d’administration, ou occupez-vous un poste de direction générale? Si c’est le cas, vous devez vous comporter de manière appropriée lorsque vous êtes en situation de conflit d’intérêts. Ainsi, vous devez notamment toujours utiliser les ressources de l’organisme pour la réalisation sa mission. Placer les intérêts de l’OSBL avant toute autre considération est une obligation pour vous.

Important!

Cet article concerne seulement les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués sous la loi provinciale.

D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créées sous la loi fédérale.

Pour en savoir plus, consultez notre article OSBL : choisir entre la loi provinciale et la loi fédérale et la page Organisations à but non lucratif de Corporations Canada

Gérer correctement un conflit d’intérêt

Les situations de conflits d’intérêt peuvent être subtiles, et ne peuvent pas toujours être évités. Voici comment les déceler et ce que vous devez faire si vous vous trouvez dans une telle situation.

Comment déceler un conflit d’intérêt?

Un conflit d’intérêt est une situation dans laquelle un observateur externe peut se demander si un autre intérêt que celui de l’OSBL vous influence lorsque vous agissez pour l’organisme. Ceci inclut vos propres intérêts, mais aussi ceux d’une personne avec qui vous avez des liens importants, comme par exemple :

  • un de vos proches,
  • votre employeur,
  • une société dans laquelle vous détenez des actions,
  • une autre organisation au sein de laquelle vous vous impliquez.

Prenons le cas d’un conseil d’administration qui souhaite souscrire une assurance pour l’OSBL. L’un des administrateurs de cet OSBL est courtier en assurances. Si l’OSBL fait affaire avec cet administrateur, ce dernier aura droit à une commission. L’administrateur se trouve alors dans une situation de conflit d’intérêts.

Vous devriez éviter les conflits d’intérêts tant que vous le pouvez. Ce n’est cependant pas toujours possible. Voici dès lors les actions que vous devez entreprendre si vous vous retrouvez dans une telle situation.

Ce que les administratrices et administrateurs doivent faire en cas de conflit d’intérêts

Si vous siégez au conseil d’administration d’un OSBL constitué sous la loi provinciale, vous devez aviser dès que possible les autres membres du conseil d’administration de vos potentiels conflits d’intérêts.

À la première réunion du conseil d’administration, vous devez par exemple exposer tout intérêt que vous avez dans un autre organisme ou entreprise et qui pourrait entrer en conflit avec les intérêts de l’OSBL. Si par la suite vous vous découvrez un nouveau conflit d’intérêts, vous devez l’exposer à la prochaine réunion du conseil d’administration.

Si vous voulez signer un contrat avec votre OSBL, vous devez suivre certaines règles. Par exemple, vous vous trouvez en situation de conflit d’intérêt si vous souhaitez acheter un terrain dont votre OSBL est propriétaire.

Dans un tel cas, les autres administratrices et administrateurs doivent décider si votre offre est dans l’intérêt de l’OSBL sans votre contribution. Vous ne pouvez donc participer ni à la discussion ni au vote à ce sujet.

Par exception à la règle, les membres du conseil d’administration peuvent décider eux-mêmes du montant de leur rémunération éventuelle. Ce montant doit toutefois être raisonnable.

Il est important que les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration incluent toute information pertinente à propos des conflits d’intérêts évoqués. Ces procès-verbaux devraient également indiquer qui était présent et qui a voté lors de la prise d’une décision.

Ce que la directrice générale ou le directeur général doit faire en cas de conflit d’intérêts

Si vous occupez un poste de direction générale dans un OSBL constitué sous la loi québécoise, vous devez suivre certaines règles lorsque vous souhaitez à titre personnel signer un contrat avec votre OSBL. C’est par exemple le cas si vous vendez quelque chose que l’organisme utilise dans le cadre de ses activités.

Même si vous êtes en principe responsable d’approuver ce type d’achat pour l’OSBL, vous ne pouvez le faire dans ce cas car vous êtes en situation de conflit d’intérêt. C’est au conseil d’administration qu’il revient alors de décider si le contrat est dans l’intérêt de l’OSBL et de vous autoriser à le signer le contrat.

L’utilisation des ressources de l’OSBL

Les OSBL peuvent avoir des ressources : par exemple du financement, des biens immobiliers ou des données. Ces ressources appartiennent à l’organisme. Elles doivent être utilisées pour la réalisation de sa mission.

Si vous souhaitez utiliser ces ressources dans un autre but que la réalisation de cette mission, vous devez d’abord en obtenir l’autorisation. Si vous occupez un poste de direction générale au sein d’un OSBL constitué sous la loi québécoise, vous devez obtenir l’autorisation du conseil d’administration. Si vous êtes administratrice ou administrateur, vous devez obtenir l’autorisation des membres de l’OSBL.

Vous avez par exemple besoin de cette autorisation pour :

  • retirer de l’argent des comptes en banque de l’OSBL, ou utiliser ses cartes de crédits pour payer des dépenses personnelles, même temporairement,
  • utiliser un bien immobilier de l’OSBL à des fins personnelles,
  • prêter de l’argent ou un bien immobilier de l’OSBL à une personne ou une organisation que vous connaissez
  • utiliser des données privées relatives à l’OSBL ou à ses activités à des fins personnelles ou celles d’une autre personne ou organisation

La ou les personnes à qui est adressée votre demande peuvent l’approuver si elle est dans l’intérêt de l’OSBL. L’OSBL pourrait par exemple tirer un bénéfice de vous laisser utiliser temporairement un espace libre en échange d’un loyer raisonnable.

Si vous ne respectez pas ces règles, il peut y avoir des conséquences

Votre OSBL pourrait vous poursuivre en justice si vous utilisez ses ressources sans permission ou si vous agissez pour l’organisme alors que vous êtes en situation de conflit d’intérêts. L’organisme pourrait demander à un tribunal d’annuler ce que vous avez fait pour son compte. Il pourrait aussi demander au tribunal de vous condamner à indemniser l’OBSL pour le tort causé ou à rembourser tout avantage que vous auriez obtenu sans permission grâce aux ressources de l’organisme.

Vous pourriez également être poursuivi en justice par d’autres personnes. En effet, vous pouvez être responsable du tort que vous causez à quiconque lorsque vous gérez de manière inappropriée une situation de conflit d’intérêt.

Le détournement des ressources de l’organisme peut même parfois être un crime. Par exemple, retirer l’argent d’un OSBL sans permission peut déboucher sur des poursuites criminelles pour fraude.

Finalement, l’OSBL pourrait mettre fin à votre fonction de direction générale ou de membre du conseil d’administration. Un tribunal peut même déclarer une personne inéligible à tout mandat d’administratrice ou d’administrateur. Cette inéligibilité peut être d’une durée maximale de 5 ans et viser toute personne coupable d’avoir fraudé un organisme ou de ne pas avoir respecté de manière répétée d’autres lois s’appliquant aux OSBL.