Dans un OSBL, aussi appelé OBNL, c’est le conseil d’administration qui décide pour l’organisme. Il définit son orientation générale et s’assure que l’organisme remplit sa mission.
Important!
Cet article concerne seulement les organismes sans but lucratif (OSBL) constitués sous la loi provinciale.
D’autres règles pourraient s’appliquer aux organisations à but non lucratif créées sous la loi fédérale.
De plus, la loi permet, sur certains points, de prévoir dans les lettres patentes ou les règlements généraux des règles spécifiques au fonctionnement de votre OSBL. Si de telles règles y sont insérées, ces règles spécifiques s’appliquent, et non celles prévues par la loi.
Pour en savoir plus, consultez notre article Créer un OSBL : choisir entre la loi provinciale et la loi fédérale et la page Organisations à but non lucratif de Corporations Canada.
Qu’est-ce que le conseil d’administration?
Le conseil d’administration est le groupe de personnes qui agit au nom de l’organisme. Les membres de ce conseil sont appelés des administratrices ou des administrateurs.
Les administratrices et administrateurs ne sont pas des employés de l’OSBL. En revanche, l’OBSL peut les payer pour leur travail. Si c’est le cas, le conseil d’administration définit leur rémunération. Son montant doit être raisonnable.
Que leur travail soit rémunéré ou non, les membres du conseil d’administration sont généralement remboursés de leurs dépenses. Par exemple, l’OSBL paie en principe pour les frais de déplacement si les administratrices et administrateurs ont à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions.
Que fait le conseil d’administration
Le conseil d’administration prend des décisions pour l’OSBL tout au long de l’année.
Il est notamment responsable des grandes orientations que prend l’organisme. Le conseil d’administration travaille également avec les membres l’OSBL, ses employés et ses bénévoles afin de s’assurer que l’organisme remplit la mission qu’il s’est donnée.
Quelles tâches le conseil d’administration peut-il déléguer?
Le conseil d’administration peut déléguer la gestion quotidienne de l’OSBL à une employée ou un employé qui ne fait pas partie du conseil, comme une directrice ou un directeur général.
Si le conseil d’administration compte au moins sept administratrices et administrateurs, il peut déléguer la gestion quotidienne à un groupe de minimum trois administratrices et administrateurs, appelé comité exécutif.
Le conseil d’administration n’est pas forcé de déléguer la gestion quotidienne de l’OSBL. S’il ne le fait pas, c’est lui qui la prend en charge.
Il y a par ailleurs des décisions que seul le conseil d’administration peut prendre. C’est le cas quand la loi prévoit expressément qu’une décision doit être prise par le conseil d’administration ou qu’une décision touche la structure même de l’organisation. Par exemple, seul le conseil d’administration peut créer, modifier ou annuler des règlements généraux.
Quelles sont les obligations des membres du conseil d’administration?
Tout d’abord, les administratrices et administrateurs doivent s’assurer que leurs décisions respectent :
- la mission de l’OSBL,
- ses lettres patentes,
- ses règlements généraux
- toutes les lois qui s’appliquent à l’OSBL, comme les lois fiscales et les lois sur les normes du travail.
Certains OSBL peuvent également avoir un code d’éthique pour les membres du conseil d’administration.
Ensuite, les administratrices et administrateurs doivent exercer leurs fonctions avec diligence et faire de leur mieux. Ceci implique notamment de :
- rester informés des activités et des finances de l’OSBL,
- obtenir des avis d’experts, comme des avis juridiques ou comptables, et des comptes-rendus internes, comme ceux de la direction générale.
- prendre des décisions basées sur de l’information fiable,
- identifier les actions à prendre pour l’OBNL, et les concrétiser aussi vite que possible,
- s’assurer de l’embauche de personnel compétent pour l’OSBL,
- investiguer lorsque quelque chose ne semble pas se dérouler comme il le devrait .
Tous les administrateurs et administratrices ne sont pas tenus aux mêmes exigences de diligence . Par exemple, si une personne est choisie en raison de son expertise dans un certain domaine, comme le droit ou la comptabilité, on attendra de cette personne qu’elle connaisse mieux ce domaine que les autres membres du conseil d’administration.
Enfin, les administratrices et administrateurs doivent être honnêtes et loyaux envers l’OSBL. Ainsi, chaque membre du conseil d’administration doit toujours agir dans le meilleur intérêt de l’organisme. Les intérêts de l’OSBL doivent toujours passer avant tout. En conséquence, les administratrices et administrateurs doivent éviter de se placer en situation de conflit d’intérêts.
Qui choisit les administratrices et administrateurs?
Les membres de l’OSBL élisent les administratrices et administrateurs pour un mandat de maximum 2 ans. Chaque membre du conseil d’administration peut ensuite être réélu à la fin d’un mandat sauf si les statuts de l’OSBL prévoient l’inverse.
Les administratrices et administrateurs peuvent également être membres de l’OSBL, mais ce n’est pas requis par la loi.
La manière de remplacer une administratrice ou un administrateur qui quitte ses fonctions avant la fin d’un mandat dépend du quorum au sein du conseil d’administration. La notion de quorum vise le nombre minimal d’administratrices et administrateurs qui doivent être présents lors d’un conseil d’administration pour que celui-ci puisse prendre des décisions.
Si le conseil a quorum, il peut choisir une nouvelle administratrice ou un nouvel administrateur, qui reprendra la place vacante jusqu’à la prochaine élection.
Si le conseil n’a pas quorum, ce sont plutôt les membres de l’OSBL choisissent la nouvelle administratrice ou le nouvel administrateur .
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Attention! La procédure et les exigences pour le choix des premiers administratrices et administrateurs sont différentes. |
Les décisions du conseil d’administration doivent-elles être approuvées par les membres de l’OSBL?
Aucune approbation des décisions du conseil d’administration n’est généralement nécessaire.
Par contre, certaines décisions requièrent l’approbation de deux-tiers des membres de l’OSBL. C’est par exemple le cas lorsque l’OSBL souhaite emprunter de l’argent ou créer un comité exécutif.
La modification des règlements généraux de l’organisme suit quant à elle des règles particulières. Seul le conseil d’administration peut y procéder. Toutefois, la plupart de ces modifications doivent être approuvées lors de la prochaine assemblée générale des membres pour devenir permanentes.
En cas de désaccord des membres avec les décisions du conseil d’administration
Si les membres de l’OSBL ne sont pas satisfaits des décisions du conseil d’administration, ils peuvent voter pour d’autres administratrices et administrateurs lors de la prochaine élection. Les membres ne peuvent normalement pas congédier des administratrices et administrateurs avant la fin de leur mandat.
Les membres de l’OSBL n’ont pas d’obligation de justifier la non-réélection des administratrices et administrateurs.
Qui est responsable des décisions du conseil d’administration?
C’est l’OSBL qui est en principe responsable des décisions du conseil d’administration, et non les administratrices et administrateurs personnellement.
Par contre, les administratrices et administrateurs peuvent être responsables personnellement de leurs décisions en cas :
- de négligence
- de décision malintentionnée
- d’acte posé sans l’autorisation du reste du conseil d’administration
- de non-respect des lettres patentes ou des règlements généraux de l’OSBL
- de commission d’un crime,
- de violation d’autres lois qui créent une responsabilité spécifique pour les administratrices et administrateurs.
Dans les cas ci-dessus, un tribunal pourrait condamner les administratrices et administrateurs à une peine d’emprisonnement ou à indemniser l’OBSL pour le tort causé.
Dans certains cas, les administratrices et administrateurs peuvent même être personnellement responsables alors que c’est l’OSBL qui contrevient à la loi. En effet, certaines lois les rendent responsables d’avoir participé à leur non-respect ou d’avoir laissé l’organisme ne pas les respecter.
Enfin, les administratrices et administrateurs pourraient devoir payer le gouvernent pour des sommes dues par l’OSBL. Par exemple :
- les déductions à la source des salaires des employés,
- les taxes de vente,
- les contributions à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
Les administratrices et administrateurs peuvent être tenus responsables qu’ils perçoivent une rémunération ou non. Toutefois, les conséquences juridiques peuvent parfois être moins importantes pour les administratrices et administrateurs bénévoles.
Les membres du conseil d’administration doivent donc bien comprendre et respecter leurs obligations légales. Pour plus d’information ou de conseil sur une situation spécifique, le conseil d’administration peut consulter une avocate ou un avocat. Les comptables sont également des ressources utiles pour les questions relatives aux états financiers.
Comment protéger l’OSBL et les membres du conseil d’administration contre les risques de poursuite?
L’OBSL peut souscrire une assurance qui payera pour les dommages causés par les décisions du conseil d’administration. Mais même sans assurance, l’OSBL peut rembourser les administratrices et administrateurs pour les frais liés à une poursuite judiciaire. Il faut toutefois que l’administratrice ou l’administrateur n’ait rien à se reprocher et que les membres de l’OSBL consentent à ce remboursement.
Les administratrices et administrateurs peuvent aussi voter contre les décisions qu’ils ne soutiennent pas afin de ne pas en être tenus responsables. Pour cela, l’administratrice ou l’administrateur qui vote contre une décision peut demander que son désaccord soit inscrit dans le procès-verbal de la réunion même si la décision est adoptée avec une majorité de votes .
Finalement, les administratrices ou administrateurs peuvent consulter un ou une avocate ou comptable pour un avis spécifique sur une question délicate.
Consultez ce lien pour en savoir plus d’autres manières de gérer les risques dans les OSBL.